イベントが公開される前は、ランオブショーと呼ばれる広告申込情報でいっぱいのページとして存在します。イベントを計画している場合は、この1つのドキュメントでお尻をカバーします。しかし、それは話し合いのポイントや制作の手がかりの旅程だけではありません。それは非常に重要ですが、それは生きたドキュメントであり、関係者全員にとって「真実の中心」と呼んでいます。
Vimeoのイベントチームは、数百人から数千人の参加者に至るまで、観客と参加者を対象に、対面式および仮想イベント用の何百ものショーをまとめました。これらのイベントはすべて、一連のショーから始まります。
ショーの実行とは何ですか？
一連のショーは、講演者の概要や話のポイントなど、イベントの1分ごとの内訳です。このドキュメントは、関係するすべての制作クルー、講演者、およびその他のメンバーが、イベント全体を通して自分がどこにいて、どこにいるべきかを認識し続けるのに役立ちます。文字通り、私たち全員を同じページに留めます！
ゆっくりと発展するポラロイドスナップショットのように、それは話者と話のポイントの抽象的な輪郭から始まり、時間の経過とともに、イベントがどうなるかについての詳細な図に、分単位で鮮明になります。関係者全員がこの1つのドキュメントを参照しているため、イベントが滞りなく行われるようにするために不可欠です。
紙の上では、これは、各スピーカーのプレゼンテーションの開始時刻と終了時刻、聴衆の休憩時間とQ＆Aを示すタイムスタンプと、人々が話していることのポイントごとのディスカッションの概要を示す表のようになります。
ショーの実行に含める4つの重要事項：
- 各パネリストの情報と連絡先情報
- 各トピックディスカッションの期間
- 論点の緩いスクリプト
- サポートドキュメントまたは事前に録画されたビデオへのリンク
覚えておいてください： イベントが大きいほど、ショーの実行に含める情報が多くなります。複数のタイプのセグメントがある場合は、アクセスしやすいようにセクションが色分けされている場合があります。
より長い仮想会議またはウェビナー内の個々の基調講演またはパネルディスカッションでは、独自のショーが行われる場合があり、論点がさらに細かく分類されます。
より技術的な要素を含むイベントの場合、制作チームは、個々のカメラとマイクのセットアップに関する詳細な手がかりを備えた、独自の技術的なショーを実施する場合があります。
複雑に聞こえても心配しないでください。結局のところ、これはイベントのビジョンに基づいて作成された単なるスプレッドシートです。バーチャルイベントの一連のショーを作成する際に焦点を当てるべき4つの主な事項は次のとおりです。
1。自然な進行を見つける
ショーの実行はイベントの紙のバージョンであるため、イベントの計画とともに進化します。バーチャルイベントではコンテンツが何よりも重要であるため、最初に行うことは、ブレインストーミングを行い、講演者とディスカッションの概要をスケッチすることです。
イベントの規模にもよりますが、イベント自体の3〜6か月前に製図プロセスを開始します。
この段階では、時間をかけて流れについて考え、各基調講演、パネルディスカッション、またはワークショップを時間のチャンクに分割します。これには、講演者を集めるための最初の30分も含まれます。
そこから、3つの重要な質問を掘り下げます。
- 始める前に、人々をウォームアップさせるためのイントロレベルのトピックはありますか？
- 各トピックにはどのくらい時間がかかりますか？
- より長いイベントの場合、食事の休憩、小会議室、または聴衆のQ＆Aをスケジュールするのはいつ意味がありますか？
💡プロのヒント： ディスカッショントピックの順序を構成する場合は、話しているストーリーのより大きな進行において何が理にかなっているのかを考えてください。
2。情報を収集して共有する
イベントの2〜3か月前、またはより大きな基調講演者の場合は3〜6か月前に、スピーカーとパネリストを締め出すようにしています。講演者とトピックが確認された後、ショードキュメントの実行を全員と共有します。その後、講演者は、経験と洞察に基づいて、ディスカッションの概要について独自のメモをとることができます。
また、制作チームと共有してイベントの流れを把握し、必要に応じて独自のショーの制作を開始できるようにしたいと考えています。
一連のショーが真実の中心であると言ったときのことを覚えていますか？全員がこの1枚の紙を作成しているため、講演者の連絡先情報や、イベント中に再生される予定の録画済みビデオへのリンクなど、関連情報へのリンクを含めることが重要です。
3。すべてを色分けする
Vimeoでは、さまざまな種類のメディア、複数のスピーカー、複雑な制作セットアップが含まれるイベントがいくつかあります。つまり、誰もがこの1つのドキュメントを参照しています。 1ページにたくさんの情報があります。
そこで登場するのが色分けです。たとえば、ショーテンプレートの実行では、次の色に異なる色を割り当てます。
- イントロとアウトロス
- パネルディスカッションやその他のライブコンテンツ
- 事前に録画されたビデオ
- 視聴者向けのQ＆Aや製品のウォークスルーなどのその他のコンテンツ
大規模なイベントの場合は、各色の意味を明確にするためのキーと、いくつかのセッションタイトルの定義も含まれます。色分けすることで、ライブ配信時に探しているものを正確に見つけることができます。また、ハイブリッドイベントの計画にも役立ちます。これにより、どのセグメントがライブで対面で、どのセグメントが仮想であるかを明確に伝えることができます。
4。必要に応じて調整します
紙の分ごとの内訳は、特に特定のトピックのディスカッションにほんの数分を割り当てた場合、非常に厳密に見える可能性があります。
ただし、実際のシナリオでは、スピーカーが時間の経過とともに2〜3分経過したり、その他の小さな問題がライブで発生したりする場合があります。パニックにならない！それはいつも起こります。次のセグメントから数分を短縮する準備をするか、Q＆Aの時間を短縮し、関係者全員が更新されていることを確認してください。
結局のところ、ショーの実行はガイドラインです。アウトラインの時間に固執するための最善の努力にもかかわらず、それは変わる可能性があり、あなたはただ柔軟でなければなりません。重要なのは、必要に応じて小さなソリューションをバックポケットに入れておくことです。
Vimeoイベントを使用してシームレスなショーの実行を構築する方法
ショーの実行と一緒にストーリーボード
Vimeoイベントツールには、映画、ショー、ウェビナープレゼンテーションの場合と同じように、イベントのシーンを事前に計画できるストーリーボーディング機能があります。事前に録画されたコンテンツを多く組み込んだバーチャルイベントがある場合、放送局にシーンを追加して、事前に録画されたコンテンツをロードし、イベントのかなり前に正しい順序で配置します。すべてをオンザフライで行うわけではないため、イベント当日のプレッシャーを大幅に軽減できます。
事前に舞台裏にスピーカーを集めてください
内部的には、ショーの開始時間は、視聴者の登録ページにリストされている時間と同じではありません。たとえば、パネルディスカッションが午後12時に始まる場合、すべてのパネリストが午前11時30分に到着するようにします。議事録に明確にスケジュールされているため、すべての講演者は事前に知っています（通常は「パネリストのバックステージ時間」として）。
この30分は非常に重要です。講演者が立ち会い、準備を整え、時間を認識し、自信を持ってライブに参加できるようにすることは重要な瞬間です。また、モデレーターと一緒にショーの実行の最後のレビューを行うことも役立ちます。モデレーターは、質問やディスカッショントピックのペースを調整する方法、およびすべてにかかる時間を明確に理解している必要があります。
イベントでは、Vimeoイベントの舞台裏管理機能を使用して、ライブ配信前にスピーカーを集め、すべての技術要素をテストし、ショーの実行を確認して、スムーズでシームレスなイベントを確保します。
イベント全体を通じてコミュニケーションを維持する
イベント中はショーの実行がロックされるため、Vimeoイベントの内部スピーカーチャットパネルを使用して、リアルタイムの変更や更新をモデレーター、パネリスト、制作スタッフに個別に伝えます。これにより、関係者だけがスピードに追いつき、他のすべての人が不必要な気を散らすことなく自分のことを続けられるようになります。
ショーの実行は、イベントの規模とディスカッショントピックに応じて、イベントごとに異なります。 1つまたは2つ作成すると、今後のすべてのイベントに使用できる明確なテンプレートが作成されます。繰り返し可能なプロセスまたはテンプレートを作成し、フィールドに入力し、固有のイベントごとにスケジュールの分マークを変更するだけです。
一連のショーをイベント計画プロセスに早期に組み込むことで、完全に調整されたシームレスなイベントに向けてチームを設定できます。
Vimeoで次のイベントを実行する
2021年12月10日にジュリーバーグスタインによって書かれ、2022年4月4日に更新されました。