ほとんどの組織は、イベントの宣伝力から利益を得ることができます。あなたが中小企業の経営者、技術系スタートアップの創設者、または業界をリードするブランドのマーケティング担当者であるかどうかにかかわらず、視聴者が時間を費やしている場所に現れることの重要性をおそらくよく知っています。イベントとバーチャルイベントは、製品を紹介し、質問に答え、視聴者をブランドに結び付ける機会を提供します。
とはいえ、イベントやスポンサー付きのイベントには、多くの計画と予算が必要です。また、会社やイベント部門がどんなに小さくても、計画プロセスを開始するためにさまざまなコストを承認する利害関係者など、さまざまなチームメンバーとのコラボレーションを常に期待できます。
イベント戦略の主な予算の利害関係者が誰であれ、イベントを提唱して開始するための最良の方法は、イベントの提案です。イベントとは何か、予算の割り当て、具体的な指標でイベントから何を得たいかを大まかに分類したイベント提案を作成すると、物事を実現するために必要なリソースを確保するのに役立ちます。
1回限りのイベントを作成する場合でも、スポンサーイベントを提案する場合でも、年間を通じて複数のイベントを計画する場合でも、必要な人々から賛同を得るためのイベント提案の書き方を詳しく説明します。
この記事の内容：
- イベントの提案とは何ですか？
- イベント提案の書き方
- 無料のイベント提案テンプレート
- イベントの提案を書くための6つのステップ
イベントの提案とは何ですか？
イベントの提案は、企業のイベント計画プロセスのコアコンポーネントです。それは売り込み、ファクトシート、そしてガイドです。
非常に多くのリソースがイベントに参加するため、成功のための明確な目標と測定値があることを確認する必要があります。このため、ほとんどのイベントは、イベントの提案またはイベントのスポンサーシップの承認リクエストから始まります。この提案は、イベントの範囲と詳細、予算の内訳、および主要な利害関係者の概要を示し、この情報を会社の目標および測定可能な影響と照合します。
バーチャルイベント、ハイブリッドイベント、または対面で計画している場合でも、会議やその他の組織によって社内で組織されているか、主催されている場合でも、イベントの提案は、イベントを開始し、驚きを最小限に抑えるのに役立ちます。慎重に検討された提案は、資金提供と承認を保証するだけではありません。部門間のコラボレーションを設定し、イベントを実現するための優れた出発点です。
イベント提案の書き方
一見すると、イベントの提案は、イベントの戦略とロジスティックの詳細を要約した1枚の紙にすぎません。しかし、実際にこのシートを埋めるということになると、もう少し複雑になります。
オムレツを作るようなものです。最初のステップは、卵を産む鶏を孵化させることだけです。
それでは、その流れの中で、イベント提案の構成要素から始めましょう。または（オムレツの例えのために）：
イベント提案の材料
以下に、主要な利害関係者向けのイベントまたはイベントスポンサーシップの提案を作成するために必要な主要な要素を示します。
基本的なイベント情報
- パートナー組織： 提案には、提案されたイベントの名前を含める必要があります。スポンサーシップの機会を売り込む場合は、ブース、トーク、またはイベントを主催する組織の名前を含める必要があります。
- イベントの種類： イベントの種類について具体的に説明してください。これは、会議、見本市、映画祭などである可能性があります。また、それが仮想イベントであるか、対面イベントであるか、またはその両方であるかを明確にすることもできます。
- 日付： イベントが開催される日付を特定します。
- 場所： イベントが開催される場所を特定します。
- 対象読者： イベントの参加者と連絡を取り、製品について話し合うことをお勧めします。誰に連絡したいのか考えてください。詳細を検討するときは、ターゲットオーディエンスを可能な限り説明し、業界、会社の役割、ユースケースなどの企業データを検討してください。これは、製品の全体的なマーケティング戦略を直接前進させるため、重要な分野です。
イベントの概要
- 推奨： 組織での予算承認の管理方法によっては、このイベントを提案している部門を特定する必要がある場合があります。たとえば、宣伝している商品の営業チームである可能性があります。
- イベントまたはイベントスポンサーシップの詳細： イベントのスペースを説明してください。イベントを主催する場合は、イベントのテーマ、イベントプログラミング、会場に関する詳細を共有してください。イベントのスポンサーシップの提案を作成する場合は、スポンサーシップに関連する詳細を追加します。たとえば、見本市にブースを設置する場合は、ブーススペースの寸法、設置場所、その他の詳細を含めます。
- イベント費用またはスポンサー料： イベントを主催する予定がある場合は、予想されるイベント費用、または主催するためにパートナー組織に支払う料金を準備します。
- 追加の費用見積もり： ビルド、盗品、またはマーケティングの担保の料金の内訳を確認してください。
イベントの目標
- 総支出の見積もり： すべてのイベント費用を合計します。
- 製品の焦点： あなたの会社が宣伝している製品やサービスを特定します。
- ARPU ：これは「ユーザーあたりの平均収益」の略です。これは主に販売イベントに使用され、イベントを実施するための費用便益分析を指します。たとえば、イベントに1,000人が参加している場合、それらのリードからどれだけの収益が得られると合理的に期待できますか？
- 全体的な目標： このイベントで達成したいことを要約してください。 ブランドの認知度を高めたいですか？ より多くのリードを獲得しますか？ 製品を発売しますか？ これについて明確な考えを持つことは、このイベントが関係者全員に必要な理由を伝えるのに役立ちます。
- KPI（つまり、プレス/ソーシャル、販売イベントのために成約した取引など） ：ここでは、わかりやすい指標でより広い目標を詳しく説明します。
無料のイベント提案テンプレート
これは、次のブランドイベントまたはスポンサーイベントを売り込むために関連するすべての情報を収集するのに役立つサンプルイベント提案です。テンプレートをドキュメントにフォーマットして、チームと共有したり、提示できるスライドデッキの提案を作成したりします。
イベントの提案
基本情報
イベント名またはパートナーイベント組織：
イベントの種類：
日付：
場所：
対象読者：
イベントの概要
イベント、スポンサーシップ、またはブランドの活性化の詳細：
イベントまたはスポンサーシップの料金：
追加費用の見積もり：
イベントの目標
製品のハイライト：
製品のARPU：
全体的な目標：
KPI（プレス、ソーシャル、リード、セールスなど）：
予算
イベント費用：
残りの予算：
追記
イベントの提案を書くための6つのステップ
1。会社の目標を理解し、対象者を定義します
イベントを計画する前に、一連の専用の戦略会議を開催することを検討してください。これにより、関連するすべてのチームに、重要な目標、対象読者、および包括的なイベント戦略に情報を提供できる今後の製品発売について知ることができます。
2。調査を収集する
年間の目標を包括的に把握したら、調査に取り掛かります。
たとえば、焦点となる領域は、独自の個別のオーディエンスを持つ新製品の発売である可能性があります。
チームは、新しい製品やサービスを新しいオーディエンスや顧客ベースに宣伝する方法を学ぶ必要があるかもしれません。イベントプランナーとして、あなたはより多くの詳細を学びたいと思うでしょう。 ターゲットオーディエンスはどこにありますか？ これにより、デザインおよび宣伝したいイベントの種類や、投資したい見本市、ビジネス会議、ネットワーキングイベントの種類がわかります。
ターゲットオーディエンス、製品、またはより大きなビジネス目標に関する調査をまとめるときは、優先するイベントの種類を決定するのに役立つ他のチーム（営業チームなど）からの推奨事項に注意してください。
プロのヒント： スポンサー付きのイベントを見るときの経験則は、イベント主催者に推薦状、ファクトシート、ケーススタディを求めることです。これは、組織が各イベントからどのように利益を得ることができるかについての良いアイデアを得るのに役立ち、その情報を目標やターゲットオーディエンスとバランスさせるのに役立ちます。
3。カレンダーを作成する
特に対面式のイベントに関しては、その年のスポンサー付きイベントのマッピングに関連するカレンダーの演習が常にあります。各イベントの計画と開催にどれだけの時間がかかるかを正確に理解するのに役立ちます。
大規模な見本市や会議の計画には6か月以上かかる場合がありますが、小規模な交流会には1〜2か月しかかかりません。ここで、すべての利害関係者と話し合い、時間をスケジュールし、関係するすべての人の帯域幅の期待を管理する必要があります。
一般に、スポンサー付きの仮想イベントは、ライブの直接スポンサー付きのイベントよりも計画がはるかに簡単です。これらは通常、講演者のイベントであり、場合によっては仮想見本市のブースであるため、チームは各イベントに指定するポイントパーソンを減らし、1年でより多くのポイントをスケジュールすることができます。
4。予算を立てる
イベントの詳細と表示したい場所が決まったら、予算の計算を開始します。その年に割り当てる予定のイベント全体の支出と照合します。
5. 提案には明確かつ詳細に記入してください
戦略、計画されたカレンダー、予算の概要、提案、および関連するすべてのチームからの情報が得られます。必要なすべての部分をまとめて、イベント提案の売り込みを作成します。
上記のイベント提案テンプレートは1枚のシートですが、特に予算、資産の設計、投資収益率に関しては、できるだけ多くの情報と詳細を含めることが重要です。
予想されるリード数とイベント費用について正確な数値を提供できると、イベントを正当化するだけでなく、すべての主要な利害関係者にワークロードの予想を設定するのに役立ちます。
6。イベントの提案を保存して、誰でも利用できるようにしてください
イベントが承認されると、その提案は、クリエイティブブリーフやイベントキックオフスライドショーなど、他のドキュメントの基礎となる優れた構成要素になります。これにより、さまざまな部門の追加情報を使用して、イベントの計画をさらに具体化できます。
イベントの提案をテンプレート化して、チームが将来のイベントに参照し、数か月または1年先のイベント計画をすばやく把握できるようにすることもできます。
これは、イベントが終了した後の目標と期待を比較し、チームの新しいメンバーが将来の定期的なイベントに関する情報を掘り下げるのに役立つ便利なツールになります。