バーチャルサミットへのイベントプランナーのガイド

より多くのイベント参加者にリーチする

仮想サミットが人気のある大きな理由は、それらが拡張されたグローバルフットプリントを持っているためです。これにより、イベントコンテンツがより多くの人々に届き、より多くの講演者を引き付ける可能性があり、広大なネットワーキングと学習の機会を備えた豊かで包括的なイベントになります。これらのイベントには、他の方法では直接参加することができなかったであろう世界中の業界リーダーをつなぐ力があります。

バーチャルサミットは、経営幹部や主要なビジネス意思決定者にとっても魅力的です。忙しいスケジュールの中で、幹部は通常、すべてを1か所で集めるのは難しいと感じています。旅行や宿泊施設を手配する煩わしさは言うまでもありません。しかし、仮想サミットにより、c-suiteはすでに忙しいスケジュールに簡単に合わせることができます。これは、マーケターが仮想サミットやその他の仮想イベントまたはウェビナーシリーズを通じて主要なリード生成チャネルを見つけることができることを意味します。

インパクトのある費用効果の高いイベント体験を作成する

適切なコンテンツと経験を備えたバーチャルイベントを計画する時間をとることで、ブランドの影響力と影響力を構築し、サミットを必見の業界イベントにすることができます。

適切なコンテンツ、スピーカー、および仮想イベントの設計は、ターゲットイベントの聴衆を引き付けるのに役立ち、教育、ソートリーダーシップ、製品のデモンストレーション、およびネットワーキングの機会にそれらを関与させることができます。

バーチャルサミットは、対面式のサミットと比較して、一般的に費用効果があります。対面式のイベントは、複数の人、チーム、およびリソースが関与する計画に数か月または1年かかる場合がありますが、仮想サミットは、ビデオやオーディオ出力などの最小限のリソースでブラウザーから直接ブロードキャストできます。これらは、潜在的な参加者数を失うことなくイベントを作成するための持続可能な方法です。

また、オーディエンスが必要とする独占的なコンテンツへのアクセスを提供する有料チケットオプションを使用して、リードの生成と収益の機会を増やすことができます。これにより、潜在的な利益への扉が開かれ、営業チームが忙しくなります。

ビデオマーケティングのプレイブックを作成する方法を学ぶ

マーケターがビデオファーストのマーケティング戦略を使用して、視聴者のエンゲージメントを促進する魅力的なコンテンツを作成する方法を学びましょう。

仮想サミットを主催する方法

仮想サミットをホストすることは、仮想イベントをホストすることと非常に似ています。サミットを本当に際立たせているのは、コラボレーションに焦点を当てていることです。コンテンツから講演者、エンゲージメントの機会まで、仮想サミットを構築する際に話し合いの余地を作りたいと思うでしょう。

プロセスで考慮すべきいくつかの重要なステップは次のとおりです。

イベントを計画し、目標を設定します

計画と目標設定は最も重要です。次のようないくつかの重要な質問をします。

1. このサミットのターゲットオーディエンスは誰ですか？
2. 視聴者が解決しようとしている問題は何ですか？
3. このオーディエンスはソリューションにどのように貢献しますか？

これらの質問に答えることは、サミットの青写真を作成するのに役立ちます。次に、いつサミットを開催するかを決定します。休日、新学期、タイムゾーンに注意してください。他の潜在的な競争イベントにも注意してください。

仮想サミットの準備にかかる時間は、規模や目標によって異なりますが、通常、12〜20週間のリードタイムを見積もることができます。リードタイムが長くなる主な理由は、イベントのスピーカーの準備とオンボーディングに加えて、サミットを開催する時間の両方を含める必要があることです。これには、提案、ディスカッショントピックの絞り込み、イベントまたはウェビナープレゼンテーションの作成、リハーサル、および全体的なプロモーションの時間が含まれます。

*プロのヒント： バーチャルサミットスピーカーにはもう少し注意が必要です。締め切りのリマインダーやイベント登録番号の更新を送信するのが一般的です。強い関係を築くためには、スピーカーとの透明性が重要です。

イベントのウェブサイトを構築し、技術的なニーズを評価します

ウェブサイトの作成と技術のセットアップは、仮想サミットにとって重要です。イベントへの登録体験を構築するときは、常に参加者の体験を念頭に置いてください。

たとえば、イベント登録ページは、視聴者の注意を引くように設計する必要があります。イベント技術者は、仮想サミットの日にナビゲートしやすい必要があります。つまり、アプリのダウンロードにかかる時間が短縮され、ブラウザー内のコンテンツに従事する時間が長くなります。

イベントソリューションを評価する際に探すべき主要な仮想サミット機能を強調しました：

カスタマイズ可能な登録ポータル： 登録フォーム、ポータル、またはページは、参加者がイベントに登録する方法です。チケットオプションを支払った場合は、ここで参加者がVIPオールアクセスパスのアップグレードチケットを購入することもできます

高品質の視聴体験： サミットの参加者の関心を維持するには、イベントのコンテンツと視聴体験が重要です。また、タブを切り替えたり、時間を費やしたりする方法が非常に多いため、事前にアプリケーションをダウンロードするように依頼するのではなく、視聴者がブラウザ内でイベントを簡単に視聴できるソリューションを選択すると便利です。

直感的な制作スタジオ： バーチャルイベントプログラマーは、ライブに移行するための自信が必要です。ライブイベントの前に1人のユーザーがコンテンツをアップロードして操作できる強力で直感的なブロードキャスターツールは、ライブになる前にすべてが舞台裏に戻るのに適していることを確認するための優れた方法です。

イベントのブランディング ：色、フォント、不透明度、ロゴを制御することはすべて、ブランドに基づいたまとまりのある仮想体験を構築するのに役立ちます。

ビデオライブラリ： バーチャルサミットには、基調講演、講演者セッション、パネルディスカッション、ワークショップなどのビデオコンテンツが多数含まれています。ビデオライブラリは、参加者がイベント後にイベント資料やプレゼンテーションにアクセスできる場所として機能できます。この機能は、特にイベント後のゲームチェンジャーです。

エンゲージメントツール： あなたの聴衆は彼らのキャリアを学びそして前進させるためにイベントに参加していますが、彼らはまた新しいビジネス関係を築くことを望んでいます。ライブチャット、モデレートされたQ＆A、クイズ、投票、1対1の会議、および専用のネットワーキングセッションは、オンラインでの偶然の衝突を促進するのに役立ちます。

メーリングリストのオプトイン： マーケティングファネルに追加し、ニュースレターやメーリングリストを購読するオプションを使用してブランドのオーディエンスを増やします。マーケティング業務とCRMツールへの統合を含むイベントソリューションを探ります。

イベント後の分析： 合計視聴回数、平均総再生時間、ピーク視聴者などのマクロイベント統計、および登録者と参加者の数、総再生時間、投票やQ＆Aからのエンゲージメントなどの視聴者レベルの分析を使用して、仮想イベントのパフォーマンスを把握します。このデータは、イベントプロデューサーが、将来のイベントエクスペリエンスを最適化するために、参加者の行動を詳細なレベルで理解するのに役立ちます。

ビデオ編集ツール： イベント後、オンデマンドで使用するコンテンツをホストする前に、ビデオをトリミングしてチャプターを追加できます。ハイライトリールを作成したいですか？イベントが終了したらメールやソーシャルキャンペーンで共有できるように、コンテンツから楽しいGIFを作成できるプラットフォームを探してください。

* プロのヒント： ウェブサイトのコンテンツが視聴者に直接語りかけるようにします。目前のトピックや業界に精通しているコピーライターを雇うことを検討してください。また、プレゼンテーション、Webサイトのコンテンツ、およびビジュアルグラフィックのレビューを支援することもできます。

パートナーやスポンサーと一緒にイベントを宣伝する

ニッチなブランドと提携することで、仮想サミットに多くの聴衆を呼び込むことができます。既存のネットワーク内を調べ始めるのが最善です。あなたは決して知りません、あなたは新しいつながりを発見したり、他のブランドへの紹介を提供されたりするかもしれません。

スポンサーのアウトリーチ戦略を戦略化する場合、パーソナライズが重要です。メールを読んでから数秒以内に注目を集めましょう。重要な戦術は、彼らにとっての価値提案が何であるかを記録することです。 「彼らが参加するために何が含まれているのか」を要約したビデオを電子メールに記録することを検討することもできます。彼らがその質問に答えて会話を始めるのを助けるために。

適切なパートナーシップはあなたのサミットに驚異をもたらし、業界全体に影響を与える可能性があります。 AdeekのMediaweekは、Association of National Advertisers（ANA）と4Aのサポートを受けています。 ANAだけでも、年間4,000億ドル以上のマーケティングと広告を占めるマーケターを代表しています。 4Aは、米国の総広告費の85％以上を管理する、700を超える加盟機関にサービスを提供しています。これが私が強力なパートナーシップと呼んでいるものです。

ライブおよび事前に記録されたイベントコンテンツを準備する

バーチャルイベントの最大の問題の1つは、セッションをライブにするか、事前に録音するかです。バーチャルサミットはより協調的であり、ライブの参加者エンゲージメントで最適に機能するため、100％ライブにするのが最適です。これにより、リアルタイムの視聴者向けQ＆Aが可能になります。これは、サミットが進行中の貢献する議論のポイントと絶えず対話するための主要なことです。事前に録画されたコンテンツは、この設定でのブランドからのクイックビデオスニペットまたは有益なコンテンツ用である必要があります。

スピーカーがライブで放送されているか、同時放送されているかに関係なく、スピーカーに最高の外観と自信を持ってもらいたいと思うでしょう。オンボーディングプロセスの一環として、仮想スピーカーキットを送信します。これには、照明、マイク、プロのディスプレイをフルに表示するための背景など、ライブで成功するために必要なすべてのものが含まれます。リハーサルには、事前にすべての機器のテストを含める必要があります。

* プロのヒント： バーチャルサミットの基準は、他のバーチャルイベントよりも高くなっています。予算に余裕がある場合は、プロの制作チームを雇ってライブレコーディングを管理してください。彼らは通常、監督、プロデューサー、サウンドオペレーター、放送エンジニアで構成されています。ストリームの品質を確保し、オーディオレベルを維持し、適切な機器を使用して、さまざまなショットにシームレスに移行します。

イベント後のフィードバックと分析を確認する

仮想イベントの成功を測定するときは、フィードバックが不可欠です。参加者のフィードバックは、イベントの内容と経験の価値についての洞察を提供します。講演者からのフィードバックにより、オンボーディングプロセスがどのように行われたか、成功した講演者がセッションについてどのように感じているかについての洞察が得られます。最終的には、スピーカーはプレゼンテーションを自分で管理していると感じながら、チームによって明確に指導される必要があります。フィードバックフォームは、さまざまなメッセージングベースの参加者の役割、イベントへの参加、またはオーディエンスのセグメント化に使用されるその他の詳細を含む電子メールで送信できます。

さらに、登録者数、参加者数、総総再生時間、視聴回数のピーク、Q＆A、ポーリング、コメントの詳細などのイベント分析により、イベントプランナーは、イベントのどの部分が関与しているか、将来に向けてどのように改善するかをより明確に把握できます。

コンテンツと関わり、参加者とつながるためのより多くの方法を提供する

仮想サミットの終了は、商談の終了を示すものであってはなりません。動画コンテンツを編集して、イベント登録者と参加者のためにオンデマンドでホストすることを忘れないでください。

また、参加者がサミット後につながり、コラボレーションする方法を奨励することもできます。 FacebookやSlackなどのソーシャルチャネルを通じて独占的なコミュニティをホストすることを検討してください。これらのチャネルを定期的に監視し、ブランドからのインセンティブでこれらのチャネルを育成します。これは、アドボカシーグループ、メンターシッププログラム、メンバーシップグループ、交流会、アドバイザリーグループなどのように見えます。

* プロのヒント： 見過ごされがちなフォローアップは、パートナーとのイベント後のタッチポイントです。出席者リストを送信するだけでなく、サミット後に電話や昼食会を手配します。パートナーに価値を感じてもらい、フィードバックや意見を聞いてもらいたいと考えています。また、今後の仮想サミットへのサポートを確保するための将来のサミットについての提案があるかもしれません。

バーチャルサミットFAQ

次の仮想サミットを開始する方法を探る