すべての手の会議への究極のガイド

バーチャルオールハンドは、チームの連携と関与を維持するのに役立ちます。社内のカウンターパートと同様に、仮想のオールハンドミーティング（または仮想の市庁舎）は、ビジネスの最新情報、従業員のスポットライト、およびリーダーが質問に答える（そして1つか2つの叫び声を落とす）機会です。

ただし、覚えておいてください。対面であろうと仮想であろうと、すべての人との会議を成功させるには、思慮深い実装が必要です。 Global Web Indexを使用して行った最近の調査によると、経営幹部の54％が、組織が毎週更新をストリーミングしていると信じていますが、従業員の20％だけが同意しています。明らかに、これは切断を表しています！

社内のコミュニケーションの溝を越えるのに役立つように、VimeoのCOOであるCourtney Sanchezから、最高の全員参加の会議を計画する方法に関する8つのヒントを集めました。

8つのステップですばらしいオールハンズミーティングを実行する方法

1。事前に会議を計画する

バーチャルオールハンドミーティングを軌道に乗せるには、一歩下がってプロデューサーのように考えてください。これは、計画、計画、そしてもう少し計画を意味します。多くの舞台裏のアクションが発生して、各仮想会議がスマッシュになります。

提案された議題を起草し、それを関連する利害関係者に事前に回覧することから始めます。議題、会議の流れ、プレゼンターを確認することで問題が解決する可能性があるため、関係者があなたのタイムラインを理解していることを確認してください。

次に、放送をサポートする制作チームまたはAVチームがいる場合は、午前中にテストストリームを開始して、準備ができていることを確認します。

例として、Vimeoは簡単な2段階の計画シーケンスを使用します。まず、議事録の草案を1週間前にリーダーシップチームに回覧し、フィードバックを求めます。次に、制作チームはライブストリームのテスト実行を行い、技術的な問題を事前に解決します。それでは、ショータイムです！

2。特定のトピックに関するすべての会議を主催する

最高の全員参加の会議は、透明性のある対話を促進し、従業員が参加できる包括的な環境を作成します。包括的で魅力的な環境を作成するために、Vimeoは非常に具体的なトピックに関するすべてのハンドミーティングを主催することに多くの成功を収めました。

これを行うには、従業員にとって最も魅力的なトピックを特定し、重要性の低いトピックはすべて省略します。

たとえば、会議の最後に質問が殺到している場合は、専用のライブQ＆Aセッションが必要になる場合があります。複数の従業員が特定のトピックについて質問している場合、そのトピックに焦点を当てたフォローアップ会議が彼らの共感を呼ぶ可能性があります。

3。すべての人の会議の頻度を増やします

リモートワークの現実を考えると、コミュニケーションの流れを維持するために、会議の頻度を増やすことで組織が恩恵を受ける可能性があります。

昨年、Vimeoは、チーム全体に対応するために、より頻繁なケイデンスの必要性を認識しました。したがって、新しくブランド化されたすべてのVimeoライブタウンホール 隔週でライブになります。その目的は、リーダーシップが現在の環境やビジネスに関する最新情報を提供し、従業員の懸念に対処できるようにする、あまり正式ではない会議を開くことです。

また、仮想オールハンドの実行が変更されたことも理にかなっています。仮想会議と対面会議の両方の準備作業に変更がない場合でも、主にリモート制作に移行しました。また、リモート設定ですべての従業員からの反応を見ることができないことの影響を考慮する必要があります。

Workplace Communications Workshopを使用して、経営幹部が新しいコミュニケーション戦略にどのように傾倒するかを学びましょう。

4。会議活動を計画する

在宅勤務中の大きな課題は、帰属意識を維持することです。会議を計画するときは、社会活動をどのように織り込むかを検討してください。バーチャルハッピーアワー、雑学クイズ、ランチと学習、Slackチャレンジなどの簡単なアイデアを考えてみてください。

たとえば、Vimeoは、Vimeansがペットを紹介するビデオの集まりを主催し、「仮想背景を推測する」コンテストを開催します。それはすべてVimeoVirtualの一部です 、チームが互いにつながり、学び、サポートする機会を提供するグローバルイベントプログラム。

ショーやテルなどの交流会に加えて、多様性、公平性、包括性に関するセッションを主催しています。標準の会議の議事から分岐して、チームを興奮させるトピックやテーマを見つける方法を検討してください。

5。アンケートを使用してフィードバックを得る

事実上すべての手でフィードバックを収集することが重要であることを学びました。次の会社の同期で、ライブ放送中の反応を測定するのが難しいことに気付くでしょう。

貴重なフィードバックループを作成し、調査を送信し、組織内の率直な個人を特定し、新入社員に彼らが好きだったものと以前の組織から好きだったものの例についての洞察を求めます。今後の会議で新しいモジュールやアプローチをテストするときに、フィードバックを追加してください。

6。顔を見せて従業員の関心を維持する

リモートの従業員を関与させることは困難です。デジタル疲労は本物です。だからこそ、リーダーが率直に従業員に顔を向けることが非常に重要です。指導者に、Q＆Aに表示されるかどうかを待つのではなく、会議資料で直接トピックや問題に取り組むように促します。

覚えておいてください。それは共感と本物であることへの意欲を示しているので、リーダーが無防備であっても問題ありません。 Candorは、特に不確実な時期に、従業員の意欲と意欲を維持します。

7。社内のコミュニケーション戦略に会社の価値観を組み込む

卓越した会議を行うには、会社の価値観を誠実かつ誠実に取り入れてください。

Vimeoの価値観は、社内のコミュニケーション戦略に大きな影響を与えます。共感、影響力、率直さは、社内のコミュニケーション戦略の重要な柱です。チームとして影響を与えている場所と改善が必要な場所を明確にするために、「機能しているもの/機能していないもの（まだ）」のフレームワークですべての手を開きます。

私たちは、聞きたいすべての声を奨励するために、匿名のオープンなQ＆Aですべての手を終了します。多くの場合、これにより、リーダーシップチームは挑戦的なトピックに率直かつ正直に取り組むことになります。チームとして課題を解決するための最良の方法であると確信しているため、このアプローチに取り組んでいます。

8。成功を測定する

すべての手が終わったら、すぐにチームに投票を投稿してフィードバックを提供します。ほとんどの場合、成功は2つの質問によって評価されます。

• Vimeoの戦略、パフォーマンス、目標についてよく理解していますか？
• 私たち全員が時間の投資に値するものでしたか？

また、チームにとって重要なトピックやテーマ、対処しなかったはずのトピック、または追加のフィードバックに常に焦点を当てるよう努めているため、すべての手の資料に関するフィードバックを求めています。

まとめ：すべての手をデッキに！

私たちは皆、新しいリモートワーク環境に適応しています。学習内容を取り入れ、次の役立つヒントを使用して、社内のコミュニケーションプロセスを改善し続けます。

• 事前に全員会議を計画します。
• 特定のトピックに関する会議を主催します。
• すべての人が集まる頻度を増やします。
• 仮想アクティビティと課題でスパイスを効かせましょう。
• アンケートで重要なフィードバックを収集します。
• 顔を見せてください。
• あなたの価値観をコミュニケーション戦略に取り入れましょう。
• 成功を測定し続けます。

独自の仮想または対面の全員参加の会議を計画していますか？ Vimeoのライブ制作チームは、Vimeoを成功させるためのガイダンスとコンサルティングを支援できます。

元々は2020年4月14日に公開されました。2021年4月15日に更新されました。