変更は恐ろしいものであり、主要なソフトウェアの展開は、組織のユーザーが経験する最も恐ろしい変更の一部になる可能性があります。
誰もが技術の第一人者ではないことを忘れがちです。
同僚の中には、新しいテクノロジーやソフトウェアアプリケーションを習得することは、せいぜい気が遠くなるようなものであり、最悪の場合、信じられないほど混乱し、苛立たしいものになる可能性があります。
結局のところ、実装の成功はソフトウェアの採用の成功と同じです。
では、技術面もスムーズに進むようにしながら、ユーザーの期待とエクスペリエンスをどのように管理しますか？
お見せします。
ユーザーを中心に据え、コミュニケーションとトレーニングに重点を置いた優れた計画は、組織のソフトウェアの展開が優れているだけでなく、大成功を収めることを確実にするのに大いに役立ちます。
ソフトウェアロールアウトガイドで学習する内容は次のとおりです。
- 展開計画の重要な要素。
- 組織全体で賛同を得るための方法。
- ユーザーと効果的にコミュニケーションする方法。
- トレーニングが最優先事項である理由。
- ロールアウトを開始する前にロールアウトを沈める可能性のある4つの間違い。
当たり前のように思えるかもしれませんが、組織内の他のプロジェクトと同様に、新しいソフトウェアを展開する方法について計画を立てる必要があります。そして、その計画は、打ち上げまでの準備、打ち上げ自体、および打ち上げ後の対応に取り組む必要があります。
この記事では、予算、ソフトウェア機能、セキュリティの問題など、組織のビジネス目標とニーズを評価する際に、あなたとあなたのチームがデューデリジェンスを行ったことを前提としています。
これらすべてを事前に把握しておくと、チームメンバーが長期的に費やす時間と労力を減らすことができます。
必要なソフトウェアプログラムまたはエンタープライズソフトウェアをすでに選択しているので、それをユーザーに提供する方法に取り組む必要があります。
ソフトウェアロールアウトのベストプラクティスに従う
新しいソフトウェアのリリースについて考えるずっと前に、以下をカバーする新しいソフトウェア展開計画が必要です： どのように、誰に、どのようなスケジュールで展開するか、そして最も重要なこととして、どのように展開についてユーザーと連絡を取り、ユーザーが必要とする可能性のあるトレーニングドキュメントを提供するか。
ほとんどのITチームは、ソフトウェアロールアウトの技術的な作業を計画することの重要性を理解していますが、プロジェクトの人間的な影響を忘れがちです。
あなたとあなたのチームは明らかに新しいソフトウェアを展開する作業を行いますが、計画では、ユーザーのニーズ、恐れ、期待、および今後のリリースに関する懸念を中心に据える必要があります。
計画では、重要な質問をして、新しいソフトウェアを展開するためのベストプラクティスについて慎重に検討してください。
- これは全組織展開ですか、それとも段階的アプローチですか？
- 段階的である場合、誰が最初にそれを取得し、その理由は何ですか？
- これはユーザーにどのような影響を与えますか？
- これはお客様やその他の利害関係者にどのような影響を与えますか？
- これがユーザーにとって何を意味するのかをユーザーが理解できるようにするために、私たちは何ができるでしょうか？
- ロールアウトでのコミュニケーションの要人は誰ですか？
- 恐れ、懸念、苦情にどのように対処しますか？
- 移行中およびロールアウト後にユーザーをどのようにサポートしますか？
- 私たちの組織の誰がコミュニケーションとトレーニングを手伝うことができますか？
全員のための計画
あなたの会社がソフトウェアまたはテクノロジープロバイダーであるとしても、あなたのチームの全員があなたほどテクノロジーに満足しているわけではないことは間違いありません。自分の仕事をするために何が必要かだけを知っているユーザーがいると想定するのが常に最善です。
かつて、アクセシビリティについてMicrosoft Wordユーザーをトレーニングするときに、CTRL-Cを使用してコピーし、CTRL-Vを使用して貼り付けることを簡単に参照しました。彼らは私が別の言語を話しているかのように私を見つめていました。
これらは、Wordやその他のMSOfficeアプリケーションを数十年とまではいかなくても何年も使用していた人々でした。製品を長年使用しているにもかかわらず、ホットキーについて聞いたことも、使用したこともない人はほとんどいませんでした。
それは、トレーニングの面で私にとって信じられないほど目を見張るような経験でした。経験豊富なユーザーでさえ、あなたが知っていることを知っていると思い込まないでください。
彼らを初心者のように扱いたくはありませんが、さまざまな程度の経験と知識があることを忘れないでください。
新しいソフトウェアを選択しました。あなたはあなたのマネージャーやあなたの組織の他の上級管理職にあなたの主張をしました。あなたは賛否両論をリストし、推奨事項を作成しました、そしてそれらはあなたに青信号を与えました。
転がる準備はできていますか？
まあ、それは異なります。他に誰と話しましたか？
上司の承認を得ることで、必要なすべての賛同を得られると思いがちです。
しかし、この変更によって最も影響を受ける人々と話をしたことがありますか？新しいソフトウェアに対する彼らのニーズと希望を尋ねましたか？変更に関して潜在的な落とし穴や懸念について話し合ったことはありますか？
ソフトウェアソリューションを更新または変更する動きには、仕事をするためにそれに依存している人々が大きく関与する必要があります。あなたは世界中のすべての研究を行うことができますが、それでも実際に仕事をしている人ほど日々の要件について知識がありません。
これは、全員と1対1で簡単に話すことができる小さな組織では簡単な場合があります。大企業は創造性を発揮する必要があるかもしれません。
実際にすべてのユーザーと話す必要なしに、ユーザーと話す方法はいくつかあります。
- フォーカスグループ
- 調査
- ライブQ＆Aセッション
- ウェビナー
- Slack/Teamsチャネル
どのように行うかに関係なく、ユーザーが何を必要としているかを理解することは、何が変化しているのかをユーザーに知らせるときに、ユーザーの賛同を得るために役立ちます。彼らのすべての要件や懸念を満たせないかもしれませんが（それに直面しましょう。完璧なソフトウェアなどはありません）、彼らは耳を傾けていると感じ、あなたが彼らの仕事に関心を持っていることを示します。
そして、潜在的なボーナスがあります！新しいソフトウェアを使用するさまざまな部門や同僚と協力することで、新しいツールの支持と伝道を支援できる潜在的なチャンピオンを特定できます。
彼らがチームとあなたのチームの間の連絡役を務める場合でも、単に現場の専門家になる場合でも、ユーザーレベルで誰かをあなたの隅に置くことは非常に役立つことがよくあります。
この投稿でテーマを感じましたか？コミュニケーションは、ソフトウェアのロールアウトを成功させるためのツールボックスの中で最高のツールです。
しかし、コミュニケーションは、次に何が起こるかについてのあなたとあなたのチームからの長いメールだけではありません。
メールは確かにユーザーとのコミュニケーションの重要な方法ですが、それが唯一の方法ではありません。
ロールアウトのリリース前、リリース、およびリリース後のフェーズ全体で、さまざまな通信手段を使用して、すべてのユーザーが必要な情報にアクセスできるようにします。
ユーザーとのコミュニケーション方法
バイインの取得に関する上記の例と同様に、重要な情報を伝達するためのいくつかの良い方法があります。
メール
電子メールは、迅速な更新と発表を行うための優れた方法です。私たちのほとんどにとって、電子メールアプリケーション（MS Outlookなど）は、会議やその他のイベントをスケジュールする方法でもあります。間違いなくそれをあなたの利益のために使ってください。
電子メールも信じられないほど非人格的であり、圧倒される可能性があります。慎重に使用してください。ユーザーが多くの情報を取り込んで覚えておく必要がある長いメールは避けてください。
対面/ライブのリモート会議およびイベント
Q＆Aセッション、新機能に関するウェビナープレゼンテーション、円卓会議など、ライブイベントは、多くのユーザーにとってより個人的で魅力的な体験を提供します。
上級者向けのヒント：ライブセッションを記録し、参加できなかった人と共有して、ユーザーが戻って必要に応じてレビューを見ることができるようにします。
ビデオ
クイック情報ビデオは、電子メールとライブプレゼンテーションの間のギャップを埋めます。提示したいものをより慎重に検討することができ、ペースとコンテンツをより細かく制御できます。
ビデオは魅力的であり、私たちの調査によると、ますます多くの人々が自分で情報ビデオを探しています。
電子メールの場合と同様に、長くて圧倒的なビデオは避けてください。カバーするトピックが多数ある場合は、特定のトピックをカバーする一連のビデオを作成することを検討してください。そうすれば、30分間の動画で特定の機能についてどこで話したかを覚えていなくても、戻って必要なものを確認できます。
📚推奨読書： 従業員トレーニングビデオを作成する方法ソフトウェアの展開に関する効果的なコミュニケーションのためのヒント
組織とのあらゆるコミュニケーションは、ユーザーを中心に据える必要があります。彼らの質問に答え、彼らが成功するために必要な情報を彼らに提供し、そして彼らの恐れと懸念を和らげます。
覚えておくべきことがいくつかあります：
1。管理者ではなく、ユーザーのように考えてください
専門用語や過度に技術的な単語や頭字語は避けてください。どうしても専門用語を使用する必要がある場合は、誰もが理解できるように定義してください。上記のように、すべての人がテクノロジーの専門家であるとは限らないことを忘れないでください。すべてのコミュニケーションが理解しやすいことを確認してください。
2。 HRまたはマーケティングとの提携を検討してください
あなたが本当にあなたのコミュニケーションを公園から追い出したいのなら、あなたの組織のコミュニケーションの専門家と提携することを検討してください。 HRとマーケティングの同僚は、人々が複雑な概念を理解するのを支援することと、恐れや懸念に対処することの両方に精通しています。
3。実際のコミュニケーションは双方向であることを忘れないでください
コミュニケーションは、視聴者に向けて発信するものだけではありません。実際のコミュニケーションには、フィードバックを聞いて対処することが含まれます。ユーザーが質問をしたり、懸念を表明したり、助けを求めたりする方法があることを確認してください。
4。発売日を超えてアウトリーチを継続する
ソフトウェアの展開は展開後に終了するわけではなく、コミュニケーションも終了しません。ロールアウト後もコミュニケーションのラインを開いたままにし、すべてがどのように進んだかについてのフィードバックを収集することを忘れないでください。
しかし、待ってください。コミュニケーションがソフトウェアの展開を成功させる鍵だと思いました。何が得られますか？
さて、トレーニングとは何ですか、しかしそれを必要とする人々への概念と知識のコミュニケーション？
人々が職場での変化を恐れる理由は、新しい環境では機能できなくなるのではないかと心配しているからです。 ITプロフェッショナルとしてのあなたの仕事は、彼らが恐れを克服するために必要な知識とスキルを彼らに与えることです。
📚推奨読書： 教育用ビデオを簡単に作成するための究極のガイドロールアウトプロセス全体でのコミュニケーションと同様に、トレーニングは必要に応じてさまざまな形で行う必要があります。ビジュアルやビデオなどの柔軟なオプションを提供して、ソフトウェアプラットフォームを全社的に展開することをお勧めします。そうすれば、ユーザーはいつでも戻って情報を再確認したり、新人研修の一部として再利用したりできます。
技術情報の段落ごとに巨大なテキストドキュメントや電子メールに直面することほど、ほとんどのユーザー（新しいソフトウェアにすでに神経質になっている）にとって気が遠くなるようなことはありません。
新しいソフトウェアの使用方法をユーザーに教えないで、見せてください。
一般的な効果的なトレーニング方法は次のとおりです。
- 対面またはライブのリモートトレーニングセッション。
- 長い形式のトレーニングビデオ。
- 特定のトピックや機能に対応する短いトレーニングビデオのライブラリ。
- 非常に視覚的なユーザードキュメントとヘルプドキュメント。
プロ品質のトレーニングビデオやドキュメントを作成するために、ビデオやグラフィックの専門家である必要はありません。 TechSmithCamtasiaとTechSmithSnagitは、強力でありながら使いやすい機能を提供し、誰でもすばやく簡単に知識とスキルを共有できるようにします。
また、CamtasiaとSnagitは連携して機能し、トレーニングビデオとドキュメントをさらに効果的にします。
使用するトレーニング方法に関係なく、コンテンツを作成するときは、ユーザーとそのニーズを中心に置くことを忘れないでください。
📚推奨読書： これは、最高のユーザードキュメントを作成する方法です最もよく計画され実行されたソフトウェアの展開でさえ失敗する可能性がありますが、これらの4つの一般的な間違いを回避することで、大惨事を回避できます。
1。異議を無視する
「みんなを喜ばせることはできないの？」というフレーズを聞いたことがありますか？最高のコミュニケーションがあっても、組織内の全員が変更に満足するわけではありません。反対する人は常にいるでしょう。そして、否定論者を解任するのは簡単ですが、否定論者を無視することは、将来的に大きな問題につながる可能性があります。
せいぜい、彼らはあなたが彼らの懸念を真剣に受け止めていないと感じるかもしれません、最悪の場合、あなたはあなたが展開プロセスでより良い決定をするのを助けるかもしれない重要な情報を見逃す危険があります。
みんなの話を聞いて、できる限りその情報を使ってください。
2。プロセスを急ぐ
すべての人（ITチームを含む）に、ソフトウェアを展開する前に物事を整理するために必要な時間を与えます。今後の変更についてユーザーに十分な通知を行い、ユーザーが自分の作業に対処する時間を確保し、発生する可能性のある懸念に対処する時間を確保します。
3。意思決定プロセスにIT以外のスタッフを含めない
ソフトウェアの展開に対するユーザー中心のアプローチでは、作業に影響を与える決定に実際のユーザーを必ず含める必要があります。これは、すべての従業員と話をする必要があるという意味ではありませんが、ユーザーがそれを機能させる方法について提案、フィードバック、アイデアを提供する十分な機会があることを確認してください。
4。ロールアウト後にユーザーの話を聞いていない
フィードバックを収集し、何が機能し、何が機能しなかったかを聞いてください。この情報を使用して、現在のロールアウトの問題に対処し、次のロールアウトのより良いプロセスを通知します。
ソフトウェアの展開を成功させるためにユーザーを集中させましょう！
ユーザーをソフトウェアの展開に集中させることで、誰もが必要なときに必要なものを確実に入手できるようになります。
新規または更新されたソフトウェアを3、30、または3,000人に展開する場合でも、ユーザーを中心に据えた強力な計画を立て、組織のすべてのレベルから賛同を得て、発売日を超えて継続することで、成功を確実にすることができます。
よくある質問
ロールアウトはそれぞれ異なりますが、計画が何であれ、作成する計画の中心にユーザーとそのニーズと懸念事項があることを確認してください。質問に答えるためのシステムを用意し、トレーニングが最優先事項であることを確認してください。
プロ品質のソフトウェアトレーニングビデオを作成するために、ビデオの専門家である必要はありません。 TechSmith Camtasiaを使用すると、ソフトウェアロールアウト用の効果的で魅力的なソフトウェアトレーニングビデオを簡単に作成できます。
作成するユーザードキュメントにビジュアルが含まれていることを確認してください。 TechSmith Snagitを使用すると、ハウツーガイド、ステップバイステップのプロセスドキュメントなど、あらゆる種類のユーザードキュメントを簡単に作成できます。