ハイブリッドイベントを恐れる必要はありません—彼らは何年も前から存在しています。 2011年、CDCは4日間のハイブリッドイベントを開始し、1,600人の参加者が直接参加し、世界中から1,875人のCDC従業員がオンラインで参加しました。参加者の50％以上が遠隔地にいました！
ビデオとライブストリーミングにより、柔軟な接続方法が可能になります。これは、リモートでイベントに参加したり、自宅で作業したりする人々にとって重要です。昨年は、私たちが想像もしなかった方法で伝統的なイベントを進化させる機会を与えてくれました。
このガイドでは、ハイブリッドイベントについて説明し、ビデオを使用してハイブリッドイベントを実行するためのヒントを紹介します。飛び込みましょう！
ハイブリッドイベントとは何ですか？
ハイブリッドイベントは、2つの異なる、しかし接続されたエクスペリエンスを持つ1つのイベントです。
これは、ライブの対面の側面と仮想イベントの体験を組み合わせた見本市、会議、会議、またはセミナーのように見えます。ハイブリッドイベントの優れている点は、デジタルコンポーネントを自由に構築できることです。
デジタルコンポーネントは、ソーシャルメディアの包含から、イベント全体のライブストリーミングまで多岐にわたります。成功の秘訣は、創造性を発揮し、視聴者に役立つものを採用することです。
ハイブリッドイベントに投資する5つの理由
なぜハイブリッドイベントに投資する必要があるのですか？視聴者が常に直接イベントに参加するとは限りませんが、イベントコンテンツにアドホックアクセスできることは依然として価値があります。ハイブリッド化することで、イベントを直接およびオンラインで利用できるようにすることで、より多くの視聴者にリーチできるようになります。
最初のハイブリッドイベントを主催する際に考慮すべき5つの主な利点は次のとおりです。
1。リーチを拡大する
ハイブリッド体験をする地元の視聴者に限定されません。世界中の視聴者に対応し、つながることができます。イベントのライブストリーミングには、リーチの拡大、視聴者とのつながり、ブランドの構築、製品の宣伝の支援、（適切なソリューションを使用して）イベントをオンラインですばやく簡単に実現するなどの多くのメリットがあります。
ハイブリッドはまた、潜在的なイベントスピーカーの視野を広げます。別の大陸からの才能が欲しいですか？問題ない。スピーカーに仮想的に貢献してもらうことができます。
2。より多くのスポンサーシップオファリングを構築する
イベントスポンサーは、ハイブリッドモデルで2つのエクスペリエンスに投資できるようになりました。かつてスポンサーブースとロゴサイネージの配置の世界であったものは、デジタル不動産に移行することができます。
ハイブリッドイベントスポンサーは、仮想イベントセッションやワークショップのスポンサー、仮想ネットワーキングエクスペリエンスのリードなど、新しいオプションを検討できます。ハイブリッドイベントは、スポンサーにあなたのビジネスの収益を増やしながらあなたのイベントに投資するより多くの理由を与えます。
3。視聴者エンゲージメントの新しい機会
ハイブリッドイベントは、聴衆がさまざまな方法で交流する機会を生み出します。デジタルオーディエンスは、お互いに、そして直接の出席者と交流することができます。同様に、対面の参加者は、プラットフォームでサポートされているライブチャットや投票を通じて、お互いに、そしてデジタルオーディエンスとつながることができます。仮想プラットフォームは、両方のオーディエンスを、このインタラクションのほとんどが生きることができるデジタル空間に接続するメディアです。
4。コミュニティを強化する
あらゆる種類のイベントの一般的な課題は、イベントが終了した後も会話を維持することです。ハイブリッドイベントは、組織が長期にわたって育成できるオンラインコミュニティにシームレスに移行できます。参加者は、オンデマンドコンテンツにアクセスしながら、相互に、およびブランドと対話できます。 VODストリーミングを使用してイベントコンテンツを収益化する方法を検討することもできます。
継続的なエンゲージメントは、販売パイプラインのビジネスを増やすのにも役立ちます。
5。環境コストの削減
パンデミックは、旅行とエネルギー消費の削減が環境に与える影響を示しました。 IEAによると、世界の平均的な道路輸送活動は、2020年3月末までに2019年のレベルの50％に低下しました。
環境を助けることに加えて、ハイブリッドイベントは経済的リスクを減らすことができます。 200以上のホテルスイートのかつて危険だったホテルブロックを大幅に減らすことができます。ケータリングと使い捨てのリソースも減少します。
ハイブリッドイベントの種類
ハイブリッドイベントの優れている点は、柔軟性です。内部イベントと外部イベントの両方にハイブリッド形式を実装できます。各イベントタイプのいくつかの違いと一般的な使用例について詳しく説明します。
内部イベント
内部イベントは、従業員の関与を深め、チームを調整し、ブランドの根本的な成功に貢献するのに役立ちます。しかし、会議のためにすべての従業員を集めることはほぼ不可能です。そこで、ハイブリッドアプローチが登場します。
会議に参加するための2つのオプションを従業員に提供します。対面式の社内イベントに参加したい人のためのステージを設定し、残りの分散した従業員に安全なビデオ、エンゲージメントツール、およびすべてのコンテンツにアクセスするためのビデオライブラリを提供します。
>ハイブリッド化できる内部イベントのユースケースは次のとおりです。
- 市庁舎
- SKO（セールスキックオフ）
- 定期的なチームセッション
- チームビルディングワークショップ
- 対面およびリモートのオンボーディング
外部イベントと仮想イベント
外部イベントは、クライアント、見込み客、および一般の聴衆を対象としています。ここでの意図は、多くの場合、新しいビジネスを生み出し、顧客を育成することです。対面のみのイベントをある種の仮想イベントまたはハイブリッドイベントにピボットすると、リーチを拡大するのに役立ちます。登録ページを介したイベント登録者の増加や、追加のチケットタイプによる収益目標の増加などの結果が表示される場合があります。
ハイブリッド設定で考慮すべきいくつかの外部イベントは次のとおりです。
- 会議
- セミナー
- ウェビナー
- トレードショー
- 製品の発売
- クライアント感謝イベント
ハイブリッドイベントを作成するためのヒント
始めるのにこれ以上の時間はありません！多くのイベント主催者が初めてハイブリッドイベントを主催します。また、適切な戦略とビデオツールを使用すれば、あらゆる組織や企業がハイブリッドエクスペリエンスを成功させることができます。覚えておいてください。他のイベントと同様に、創造的なプロセスを開始するには、目標を設定することが不可欠です。
ハイブリッドイベントエクスペリエンスを構築するために実行できるいくつかの手順は次のとおりです。
現実的な戦略を立てる
ハイブリッドイベントを作成する方法を考えるときに考慮すべきいくつかの新しいことがあります。どのコンポーネントを仮想にする必要があり、どのコンポーネントを直接使用する必要があるか、誰が関与するか、および緊急時対応計画を特定する必要があります。
問題がありますか？以下は、イベント戦略を立てる際に考慮すべき5つの領域です。
- 仮想会場： 仮想またはライブストリーミングプラットフォームが保持できるコンテンツの量の制限は何ですか？これには、帯域幅とストリーミング機能が含まれます。
- 物理的な会場： あなたの会場は利用可能であり、対面式のイベントを主催する用意がありますか？もしそうなら、会場の収容人数は？安全対策と要件がある場合は、それにも注意してください。
- スポンサーとパートナー： ハイブリッドイベントのスポンサーになる機会はありますか？スポンサーに連絡して、ハイブリッドイベントに参加する意欲と準備がどれほどあるかを理解してください。
- 内部チームの割り当て： チームの誰が、ハイブリッドイベントの物理的なイベントエクスペリエンスと仮想コンポーネントの責任者になるかを決定します。
- バックアップ計画： 最悪のシナリオについて考えるのが好きな人はいません。ただし、封鎖措置が講じられた場合、イベントプランナーは100％仮想化する準備をする必要があります。
2つの参加者タイプを念頭に置いてイベントを設計します
ハイブリッドイベントのユニークな部分は、2つの異なるオーディエンスを団結させていることです。一方では、物理的なイベントに直接会う聴衆がいます。彼らはその体験的なイベント要素に参加しています。一方、2番目の聴衆は、ストリーミングコンテンツにチューニングし、講演者や出席者と交流する仮想出席者で構成されます。
視聴者はコンテンツにどのように関与しますか？ 仮想オーディエンスとのつながりを保ちながら、対面のオーディエンスに思い出に残る体験を提供するにはどうすればよいですか？ 舞台裏で2つの異なる内部チームがいることに気付くかもしれません。これは、両方のオーディエンスジャーニーが相互接続された状態を維持できるようにするためです。
コンテンツで視聴者を魅了する
聴衆が最後に見たいのは、表彰台からのスピーカーの流れです。コンテンツに映画のような体験を提供するために、プロのビデオ制作に投資することをお勧めします。
プレゼンテーションとグラフィックスは、視聴者を引き付けるために手付かずの状態である必要があります。スピーカーがステージで会話を深めている場合でも、ウェビナープレゼンテーション中にライブの質疑応答を行っている場合でも、制作ツールがコンテンツの活気を高めるのに役立つことを確認する必要があります。プロ品質のビデオストリーミングは、仮想視聴者を画面上で調整するのにも役立ちます。
そして、スピーカーを忘れないでください！スピーカーで準備とリハーサルを行うことを忘れないでください。そうすれば、スピーカーは可能な限り最高のコンテンツを提供できるようになります。対面および仮想スピーカーに楽屋エリアを提供して、制作チームのリハーサルとミーティングを行います。
さまざまな会話環境を作成する
セットやデザインを考えるときは、一般的なイベントセッションエリアを超えて拡大することを検討してください。さまざまな種類のイベントセッションや偶然の衝突のための新しい環境は、対面での体験を補完することができます。また、リモートの視聴者がさまざまなイベントの場所を体験できることも保証します。セットデザインの変更も同様の目的に役立ちます。
また、実質的に貢献する講演者の場合は、コンテンツがプログラムを補完するようにします。仮想セッションが従わなければならないガイドラインを詳述したスピーカーパックを事前に送信します。最高の視覚的プレゼンテーションのために、照明やブランドの背景を支援するスピーカーキットを送ることは常に役立ちます。
排他的なエクスペリエンスを作成する
視聴者に、視聴者がどこにいても特別な気分になるような体験を提供したいと考えています。対面視聴者と仮想視聴者の両方に独占感を与えるための2つのアイデアを次に示します。
- 各エクスペリエンスの価値を売り込む： それぞれの体験を異なるものにする方法を検討してください。たとえば、対面のチケット所有者の場合、最初の50〜100人の参加者にVIPエクスペリエンスを提供します。容量制限も需要を押し上げる可能性があります。仮想登録者またはチケット所有者には、スニークピークアクセス、舞台裏のクリップ、またはコンテンツプレゼンテーションへの早期アクセスを提供します。
- イベントからのライブレポート： これを社内のニュースまたはメディアチームと考えてください。対面イベントからライブでレポートし、仮想オーディエンスにブロードキャストします。直接参加者を引き付けるだけでなく、そのエンゲージメントを遠隔地の聴衆にも広げています。セッション間で報告し、出席者と講演者の両方にインタビューします。覚えておいてください、報告 イベントからはホスティングとは異なります イベント。
フォーマットを楽しんでください
リモートの参加者の場合は、イベントの前に資料または関連する盗品（コンテンツに関連するもの）を送信することを検討してください。これにより、デジタルオーディエンスは自宅で製品をテストし、セッション中に体験を共有することができます。ライブチャット、投票、仮想小会議室などを使用して、デジタル参加者間のエンゲージメントとカジュアルな衝突を促進します。
直接参加する場合は、屋内と屋外の両方の環境で設定を変更してください。バーチャルリアリティ要素を使用してセッションをよりインタラクティブにします。何よりも、出席者にスペースを与えてください。ハイブリッド環境で多くのことが行われているので、直接の視聴者にイベント自体と貴重なコンテンツの両方を消化する時間を与えてください。
両方のオーディエンスを適切なチームに接続する
ハイブリッドイベントの技術的な側面に圧倒されないようにしてください。まず、両方のオーディエンスを接続するための適切なプラットフォームがあることを確認する必要があります。適切なチームが以下を監視する準備ができていることを確認する必要があります。
- ITトラブルシューティングチーム： トラブルシューティングのニーズに対応するために、プラットフォームの専門家をデッキに配置します。それらの役割は、ライブストリーミングまたは仮想プラットフォームの技術的側面にのみ関係します。
- コミュニティエンゲージメントチーム： すべての仮想ブレイクアウト、ライブチャット、およびアプリで、チームメンバーをモデレーターまたはホストとして割り当てます。
- ソーシャルメディアチーム： オンラインコミュニティを管理し、ソーシャルプラットフォーム間でコンテンツを共有するチームを指定します。
プロフェッショナルなライブストリーミング体験に投資する
ハイブリッドイベントの世界では、ビデオの品質が不可欠です。仮想参加者は、プロの放送体験を望んでいます。
ライブストリーミングプラットフォームは高品質のビデオを配信するのに役立ちますが、制作チームに投資して対面および仮想体験を実行することをお勧めします。優れた制作チームは、両方を管理する方法を知っています。これは、照明、カメラ、オーディオ、プレゼンテーション/ビデオのトランジションなどの対面での側面を実行できることを意味します。および デジタル視聴者のストリームを管理します。
ここでは予算が増える傾向があるため、このコストに早めに注意してください。プロの制作チームを雇うことは投資する価値があります。プロのプロデューサー、サウンドオペレーター、エンジニアは、ハイブリッドビジョンを成功させるのに役立ちます。
優れたオンサイトエクスペリエンスを作成する
焦点の多くは遠隔地の聴衆に向けられているように見えますが、物理的な聴衆にも素晴らしい体験が必要です。これはすべて、オンサイトエクスペリエンスを中心に展開されます。直接参加する参加者が少なくなるため、イベントのチェックイン、ネットワーキングツール、食事など、体験的なものすべてに投資できます。
イベント後の要請フィードバック
ハイブリッドイベントの場合は、しばらくの間、学習と実験を行う予定です。これは、フィードバックが重要であることを意味します。世論調査と調査を使用して、視聴者からフィードバックを受け取ります。回答は、将来のハイブリッドイベント戦略を改善するのに役立ちます。
適切な分析をキャプチャする
イベント分析には、イベント登録者、対面および仮想の参加者、オーディエンスエンゲージメントスコア、コンテンツビュー、総再生時間、講演者の洞察などを含めることができます。イベントアプリやSlackやDiscordなどのコミュニケーションプラットフォームを使用している場合は、エンゲージメントのピーク時間を監視します。トレンドトピックやコンテンツビューに注意して、参加者を動かすものをよりよく理解してください。
柔軟性を保つ
予期せぬ事態に備えてください。健康ガイドライン、州のプロトコル、および国の義務は、対面およびハイブリッドイベントに影響を与える可能性があります。集まることができない場合は、柔軟な考え方とよく考えられた計画を立てることが重要です。
予期しない事態に備えてイベントを準備するためのヒントをいくつか紹介します。
- 会場交渉： 直接の会場とベンダーの点線に署名する準備ができる前に、別の封鎖が発生した場合に損失からあなたを救う追加の条項があることを確認してください。
- 本番ROS ：制作チームに2つのショーを提供します。1つはハイブリッドイベント用、もう1つは仮想イベント用です。直前にピボットがある場合は、プランBが装備されます。
- スピーカーのガイドライン ：仮想シナリオについて、直接話者全員に簡単に説明します。土壇場で変更があった場合に参照できるように、スピーカーパックに詳細を含めます。
- ピボット対面チケット： 対面チケットを仮想に変換する計画を立てます。
まとめ
イベントはこの1年半で劇的に変化しました。ハイブリッドイベントは、より多くのオーディエンスを拡大し、リーチし、エンゲージする機会を与えてくれます。
ハイブリッドモデルをナビゲートするときは、「どうすればもっとうまくできるか」と自問してください。 イベントのロジスティクス、マーケティング戦略、実行を常に最適化しようとしているように感じるかもしれません。しかし、イベントの専門家は絶えず変化している業界にいます。また、強力なビデオツールをすぐに使用できるため、ハイブリッドイベントをエースできます。