タウンホール。四半期ごと、半年ごと、どのようなリズムであれ、市庁舎の時間の初めからほとんど同じ形式に従っています。詰め込まれたテキスト、部屋にいる人だけが聞く一方向の会話、そして書物のような要約メールを含むスライドを考えてみてください。
しかし、最近、企業は堅苦しいプレゼンテーションから、従業員とのより本格的で魅力的な議論に移行しています。どのように？従業員が懸念を表明し、会社の目標に沿ったオープンな環境を提供する、包括的でインタラクティブなライブストリーミングタウンホールをホストすることによって。
タウンホールのイベントをライブストリーミングする方法を学ぶことで、多くの企業が世界中のより多くの従業員にリーチすることができました。ライトエイドを例にとってみましょう。 COVID-19による社会的距離の拡大を受けて、ドラッグストアの巨人はVimeoを訪れ、3,000人の参加者を対象とした史上初の仮想タウンホールミーティングを主催しました。
結果？彼らのライブイベントでは、10年以上の対面会議に参加する従業員が増えました。
成長するグローバルで、遠隔地にあり、世代を超えて多様化する労働力は、新しい職場ソリューションを求めています。これが重要です：
- アメリカの従業員の60％は、会社の戦略を知りません。
- 知識のない労働者は、満足度と仕事の士気が「非常に悪い」と言う可能性が12倍高くなります。
- プレCOVID、44％–ほぼ半分–の幹部は、彼らとスタッフの間のコミュニケーションが「優れている」と示唆しました。スタッフの4分の1でさえ同じように感じていませんでした。
解決策は明らかです。適切な内部コミュニケーションツールによって促進されるインタラクティブなタウンホールミーティングは、従業員の関与にプラスの効果をもたらす可能性があります。市役所は、従業員を会社の戦略に合わせるだけでなく、質問をしたり懸念を表明したりするためのプラットフォームも提供します。
あなたのビジネスのために成功した魅力的なタウンホールミーティングを計画したいなら、私たちはあなたにその方法を示すことができます。タウンホールミーティングとは何かを解き明かし、その目的、メリット、イベントを整理するための6段階のアクションプラン、イベントが毎回スムーズに進行するようにするための重要なヒントについて詳しく説明します。
この記事の内容：
- タウンホールとは何ですか？
- 市庁舎の5つのメリット
- タウンホールミーティングの運営方法
- 市庁舎を成功させるための5つのヒント
タウンホールとは何ですか？
市庁舎は、リーダーがコンテキスト、意思決定の思考プロセス、および関連する環境要因をより多くの聴衆に共有できるフォーラムです。また、聴衆がフィードバックを提供したり、質問をしたりする機会でもあります。市庁舎は、リーダーが真に客観的な情報を共有し、本物のフィードバックを聞きたい場合に最も効果的です。
タウンホールミーティングは実際にはどのように見えますか？通常、これらの会議は、教育機関のリーダーが教育機関の状況について報告する機会です（したがって、VimeoではVimeoの状態と呼んでいます。 ）そして、聴衆（従業員）が気にかけている最も重要なトピックのいくつかに話すこと。
伝統的な「タウンホール」は、双方向の対話を前提としていますが、さまざまな理由（時間制限、カバーするコンテンツの量、感度の問題、視聴者の関連性など）が常に当てはまるとは限りません。
タウンホールミーティングの別の言葉は何ですか？
タウンホールミーティングは、多くの場合、すべてのスタッフミーティング、すべてのハンズミーティング、およびすべてのハンズオンデッキミーティングと呼ばれます。一部の企業は、これらの会議の内部名も持っています。たとえば、イベントマーケティングプラットフォームであるSplashは、タウンホールミーティングを「タウンコール」と呼んでいます。
市庁舎の5つのメリット
定期的にタウンホールミーティングを開催することには多くの利点があります。
ビジネスリーダーが主要なビジネスメッセージ、最新情報、タイムラインの概要を説明する「組合の状態」アプローチを採用する場合でも、ライブQ＆Aで聴衆を引き付けることに焦点を当てた従来の市庁舎を採用する場合でも、ここにあります。次の市庁舎の制作を開始する最も良い理由のいくつか。
透明性を促進する
理想的には、市庁舎のコンテンツは、部門、事業、ユニット、または場所に関係なく、聴衆のすべてに関連するように構成されています。これにより、透明性が促進され、部門、チーム、および個々の役割間の情報の流れが改善されます。
従業員は経営幹部レベルでビジネスに関する最新情報を受け取るため、日常業務の一部ではない分野についての貴重な洞察も得られます。
チームと従業員を認識して強調する
市庁舎は、さまざまな部門やチームが素晴らしい仕事をしていることに光を当てるのに最適な場所です。ここでのメリットは2つあります。1つは、従業員とチームが貢献したことで認められること、もう1つは、通常はやり取りしないチームが他のチームの優先順位と成功にさらされることです。
企業文化を強化する
経営幹部は、高レベルの更新、企業価値の強調、および従業員に利用可能なプログラム、サービス、メリット、およびイニシアチブを思い出させることで、企業の信頼を築くことができます。次に、これは重要な企業価値を強化し、企業文化を育むことができます。
エグゼクティブコミュニケーションを構築する
従業員は、日常的に幹部に定期的に会ったり、やり取りしたりすることはできません。市庁舎は、組織のリーダーシップチームの対話と考え方への窓を提供します。これは、リーダーシップチームを人間化し、名前に顔、声、個性を与えるのに役立ちます。そして、困難な時期には、リーダーも人であるということを従業員に思い出させることができます。
チームを調整し、重要な懸念事項に対処する
市役所の質疑応答の価値の1つは、経営幹部が率いる人から直接フィードバックを聞くことができることです。リアルタイムのQ＆Aと従業員の関与の自発性により、経営幹部は、フィードバックが混乱したり歪曲されたりする前に、積極的にフィードバックに対処できます。
コミュニケーションとは、1か所で1つのことを言うことだけではありません。最も効果的なコミュニケーションは、時間の経過とともに、チャネル間で、さまざまな形式で強化されるため、すべての人がアクセスでき、個人の好みのチャネルで利用できます。
タウンホールミーティングはどうしますか？
物理的な集まり、ライブストリーム、または両方をペアにして市庁舎の集まりを開催できます。アジェンダの設定から始めます。次に、形式を決定し、全員に適した日付を選択して、会議の内容を計画します。事前に招待状を送信することを忘れないでください。そうすれば、誰もが自分のスケジュールでイベントの時間をブロックできます。
会議の流れの計画からライブストリームの設定の準備まで、大ヒットしたタウンホールミーティングを主催するための詳細を説明しました。
1。会場とスピーカーを選択してください
会議の議題から始めます。自問してみてください。どのトピックを取り上げますか？これらを2〜3に制限して、各トピックを広くではなく深く掘り下げることができるようにしてください。
次に誰が話すかを決めます。これには、CEOだけでなく、部門またはチームの責任者も含める必要があります。そうすれば、会社の各領域の進捗状況を全員に知らせることができます。
プロのヒント ：アンパサンドが会議で行うように、カメラに恥ずかしがり屋の人を乗せることで、スピーカーの選択に包括的になります。
完了したら、全員のスケジュールに合った会議の日付を決め、会議の構造と流れを明確にします。たとえば、CEOが話す時間、誰が誰にマイクを渡すかなどを決定します。これにより、すべてがスムーズに進みます。
最後に、会場を決めます。直接会う場合は、誰もが参加できる場所を探してください。座席には特に注意してください。劇場のようなアレンジメントは、従業員がリスニングエンドになるというメッセージを送信します。対照的に、緊密な円卓会議は、出席者が参加を歓迎していることを示しています。
一方、タウンホールミーティングのライブストリーミングを計画している場合は、すべてのハードウェアを収容するためのスペースが必要になります。
リストからこれらすべてのタスクをチェックしたら、招待状の送信を開始します。従業員が質問に備えることができるように、必ずトピックに言及してください。
2。ライブストリームを設定する
ハイブリッドイベントまたは仮想市庁舎を計画していますか？素晴らしい！このセクションのヒントが役立ちます。対面式のイベントを主催する場合は、次のステップに進んでください。
ライブタウンホールミーティングがあなたの会社に役立つ5つの主な利点があります：
- 従業員は世界中のどこにいてもワークスペースから参加できるため、タイムゾーン間のリーチと接続性が向上します。時間どおりに到着できない場合でも、アーカイブされたライブストリームに後でアクセスできます。
- 従業員との面会時間が長くなり、より「人間的」になります。デロイトグローバルのビデオスタジオリーダーであるマイケルウェインスタインは、「ライブのときは、その人の声を聞き、コミュニケーションをとることができ、実際に人間味を帯びることができます」と指摘しています。
- スタッフがライブチャット、投票、Q＆Aで意見や質問を共有できるようになるため、リアルタイムで参加できます。
- 他のさまざまな目的のためのより多くのコンテンツ。たとえば、クライアントのRite Aidは、ライブストリームのコンテンツを再利用して再利用し、新人研修や新入社員のトレーニングを行っています。
- 職場でのエンゲージメント、コラボレーション、ピアツーピア接続を促進します。 GlobalWebIndexとVimeoからの最近のレポートによると、動画は従業員のエンゲージメントにプラスの影響を与えました。
ライブイベントを準備するための3ステップの青写真
ライブ蒸し市庁舎がどれほど有益であるかがわかったので、ライブセットアップを準備する必要があります。タウンホールミーティングをストリーミングする方法についての詳細なガイドがありますが、ここに開始するための簡単な3ステップの青写真があります。
- ハードウェアを準備する
プロフェッショナルグレードのカメラ、オーディオ用のマイク、オーディオストリームを取り込むためのAVケーブルが必要です。生データを表示可能なライブストリームに変換するエンコーダーと、さまざまなオーディオソースとビデオソース間を行き来するスイッチャーを忘れないでください。
- ソフトウェアをローリングさせる
適切なライブストリーミングプラットフォームは、コンピューターをライブプロダクションスタジオに変えます。まだソリューションを求めている場合は、ビジネスに適したソリューションを選択するためのヒントを以下にいくつか示します。
- ストリームの前にドライブをテストする
最後に、ストリームをプレビューして、すべてが整っていることを確認します。ストリームがバッファリングされないように、インターネットの速度を確認してください。電源バックアップを手配することを忘れないでください。結局のところ、会議の流れを妨げる力は必要ありません。
👉高品質のライブストリーム
むらのある流れほど破壊的なものはありません。技術的な問題を最小限に抑えるのに役立つプロのライブストリーミングツールを提供するソリューションを探してください。
プロのヒント： ライブタウンホールミーティングをカスタマイズしてビデオライブラリでホストすることにより、企業の信頼性を高めます。
👉SSOによるセキュリティ
これは、社内の誰がライブイベントにアクセスできるかを制御できるようにするために重要です。 SSO機能とドメインホワイトリストによる制御を可能にするオプションを必ず検討してください。
👉自動アーカイブ
ライブイベントの主な利点は、グローバルチームがコンテンツにアクセスできることです。イベントが終了した後も、従業員がイベントに簡単にアクセスできるサービスを選択することが重要です。
👉使いやすい
言うまでもなく、あなたはひびを入れるのが難しいものではない何かを望んでいます。ライブストリーミングは非常に難しいため、直感的なUI、ブランディングオプション、インタラクティブなツールを備えたプラットフォームを使用して、頭痛の種のない魅力的なライブ体験を提供できるようにすることを計画してください。
3。コンテンツの下書き
ここで、何を言うかを決定します。成功したタウンホールミーティングは、簡潔で意図的な内容でいっぱいです。したがって、出発点としては、カバーしたい内容の詳細を示すアウトラインを作成することから始めてください。
紙に重要な指針を示して、各セクションを具体化し、従業員の意欲をかき立てる方法でこの情報をどのように提供できるかを自問します。
そのための4つの方法は次のとおりです。
- データと顧客のケーススタディを使用してストーリーを伝えます 。数の洗濯物リストを逆流させる代わりに、共有する統計を選択してください。問題-攪拌-解決（PAS）手法を使用します。問題を強調し、少しこすり、1〜2の影響力のある数値で裏付けられた結果を共有します。
- ユーザー生成コンテンツを活用する （この場合、顧客または従業員が生成します）。たとえば、Axaltaコーティングシステムは、ユーザーが提出したコンテンツをライブの市庁舎でビデオの形で共有します。 「ユーザーを認定する必要があるため、認定の一環としてユーザーに動画を提出してもらいます」と、Axaltaの仮想トレーニングマネージャーであるSteveHamaday氏は述べています。
- 従業員の感情を利用して彼らを引き付けます 。例として、Bufferのチームは、市庁舎でのお祝いについて10分間のセッションを行い、会社だけでなく、新しいペット、結婚、新しい家などの従業員の業績についても取り上げます。
- コンテンツのフォーマットを変更する 。プレゼンテーションでスライドを次々と実行する代わりに、チュートリアルと記録されたプレゼンテーションクリップを追加します。このようにすると、話す回数が減り、表示量が増えます。たとえば、新機能のデモンストレーションなどです。
4。プレゼンテーションを準備する
次に、すべての情報をプレゼンテーションにパッケージ化します。
簡単に聞こえるかもしれませんが、魅力的なスライドを作成するには多少の手間がかかります。しかし、私たちはあなたのためにそれを簡単にするためにここにいます。プレゼンテーションを作成するには、次のヒントに従ってください。
- 20分でトピックをカバーするために10枚以下のスライドを使用することを目指してください。
- 最小限のテキストで読みやすいスライドを作成します。また、30ポイントのサイズで読みやすいフォントを使用してください。
- スライドの形式を多様化します。一度に5つのテキストの多いスライドのみを配置することを目指します。ビデオチュートリアル、GIF、およびグラフ付きのスライドでそれらを分割します。可能な限り、1ポイントあたり6語を含む、スライドあたり6箇条書きのコンテンツを配置します。
5。エンゲージメントプランを立てる
タウンホールミーティングの目的は双方向の会話を促進することであるため、エンゲージメントの計画を見逃さないことが重要です。
エンゲージメントを促進するいくつかの方法は次のとおりです。
早めに質問に答えましょう 。実際、招待状を送信するだけで、質問のソーシングを開始できます。 HelpScoutがタウンホールミーティングで行うように、セッションのたびに一時停止して、先に進む前に質問を投げかけることもお勧めします。
会議全体を通して投票とライブチャットを行い、最後に専用のライブQ＆Aセッションを行うことで視聴者を引き付けます 。あなたがそれを匿名にすることができれば、なおさら良いです。一部の企業では、78％の従業員が匿名で質問することを好みます。 Vimeansも匿名で質問します。 VimeoのCOOであるCourtneySanchezは、率直な質問をするための安全なスペースの重要性を強調しています。 「私たちは、透明性のある対話と、誰もが安全に質問できる環境を作ることを信じています。私たちは匿名のQ＆Aツールを使用しており、従業員は私たちが答える最も重要であると感じる質問に賛成および反対票を投じることができます。」
事前に砕氷船を計画する 。楽しくて気さくなものなら何でも、ぎこちなさを解くのに役立ちます。たとえば、Bufferチームは、参加者に瞑想とストレッチを一緒に行わせることを試みました（楽しいポーズで、みんなを確実に笑わせることができます！）。同様に、Vimeoでは、誰もがペットを紹介するビデオの集まりで成功を収めています。
リモートの従業員を引き込む方法についてさらにアイデアが必要ですか？
リーダーシップチームがビデオを使用して、複数のチームを市庁舎、トレーニングワークショップなどと仮想的に統合、調整、動機付けする方法を学びます。
続きを読む6。フィードバックを計画する
フィードバックを提供しなければ、従業員とのコミュニケーションのギャップをどれだけうまく埋めているかを実際に知ることはできません。
したがって、フィードバックを収集するための3つの便利な方法は次のとおりです。
- 匿名の世論調査と調査を実施します。 前者は「このセッションは役に立ちましたか」などの質問をすることができ、後者は「何が一番楽しかったか」や「この会議をより良くするためにどのようにできると思いますか」などの自由形式の質問をすることができます。調査を活用して、従業員に1〜10のスケールで経験を評価するように依頼することもできます。
- タウンホールミーティングについての考えを新入社員に尋ねる 。イベントがどのように気に入ったか、以前の雇用主が改善したことがあるかどうかを尋ねます。
- ライブストリーム分析を見てください 。 Vimeoの分析ダッシュボードは、総再生時間と合計ライブ視聴者の統計を引き出して、誰が参加し、会議がスタッフとどのくらいの時間を費やしたかを理解するのに役立ちます。
市庁舎を成功させるための5つのヒント
早期に調整を行う
リーダーシップと「フリークエントフライヤー」（通常はこれらの会議に出席する人）と協力して、議題、内容、および優れた講演者リストをできるだけ早く調整します。
議題は少なくとも10日前に決定する必要があります。そうすることで、人々がコンテンツを調達/開発し、話し合いのポイントをリハーサルし、上映時間の前に最後の仕上げを行うのに十分な時間（少なくとも5営業日）を確保できます。
リスナーを念頭に置いて操作する
パルスチェック、フィードバック、従業員の解説、およびFAQに基づいて、従業員が何を必要とし、何を知りたいかについての議題を計画します。高レベルのビジネス目標に最も関連するトピックと、従業員が時間の経過とともに再浮上するトピックに基づいて、議題に優先順位を付けます。たとえば、四半期ごとまたは年ごとの目標について話し合うことができますが、従業員は経営陣の変更や意思決定についてより多くのコンテキストを必要とする場合があります。
人々の注意力は短いことを忘れないでください。 75分を超える会議は、人々が時間のマークに落ちる危険を冒す可能性があります。
同様に、コンテンツが満載の会議では、2つの理由で従業員の意欲が失われる可能性があります。まず、参加者は各トピックの表面的な詳細のみを取得できます。第二に、彼らは優先すべき情報や会議から取るべき行動を識別できないかもしれません。
最も関連性の高いコンテンツを提供し、優先順位を繰り返し、市庁舎に許可した時間枠内で明確な次のステップを提供することのバランスを取ります。
あなたのIを点在させ、あなたのTを交差させます
市庁舎には多くの可動部分があり、仮想またはハイブリッド作業の現実によって複雑になっています。物事を簡単にするために、タイムラインとチェックリストを作成します。
タイムラインは、計画を常に把握し、適切な人々にタイムリーに連絡を取るのに役立ちます。
チェックリストは、拠点がテクノロジー、ロジスティクス、コンテンツ、およびコミュニケーションからカバーされていることを確認します。
チェックリストには以下を含めることができます：
- プロデューサーの名前
- テクニカルサポートの専門家の名前
- 参加者の招待の詳細
- スピーカーの準備の詳細
- 従業員へのリマインダーと通知
- スライドまたはその他のイベントコンテンツ
一貫性を保つが、単調ではない
ベストプラクティスとして、タウンホールミーティングの一貫したリズムを持つように努めてください。これは、出席者が計画を立てて出席する可能性を高めるだけでなく、幹部が定期的に重要なニュースを提供することを従業員が知っているため、信頼を築くことができるため、期待を設定するのに役立ちます。
形式に関しては、定期的な会議セグメントは、関心、信頼、および信頼性を構築するのに役立ちます。たとえば、Vimeoでは、ビジネスのビジネスに関する最新情報が常にあり、製品のスポットライトが常にあることを人々は知っています。これは、（ほとんどの）従業員が耳にすることであるため、ある程度の関心と期待を構築するのに役立ちます。定期的に。
従業員を驚かせ、喜ばせることも同様に重要です。参加者に、まったく普通ではない何か、興奮して刺激を与える何かをのぞき見させます。
アクセシビリティとシンプルさを追求する
従業員が会議自体に簡単に参加できるようにします。 1つのリンクを生成し、それを普遍的に共有します。
さらに：
- オーディオが機能していることを確認します
- 自動クローズドキャプションをオンにする
- スピーカーに名前タグ/名前が反映されていることを確認してください
- それを記録し、イベントの同じ日に記録を共有します
- Vimeoで会議を開催する場合は、参加者が自分に関連するセグメントにジャンプできるように、主要なセクションまたは動きをチャプターします。
まとめ：市庁舎の再発明
要約すると、タウンホールミーティングは従業員とつながるための優れた方法を提供します-彼らをあなたの目標に合わせ、彼らが持つかもしれない質問に答えます。
スタッフとリーダーシップの間の双方向のコミュニケーションを促進するために、透明でオープンな環境を提供することを目指します。ライブビデオは、会議をパーソナライズし、幅広い出席を促し、ライブチャット、投票、Q＆Aセッションなどの機能とのエンゲージメントを向上させるため、これに最も役立ちます。適切なツールを選択して、ライブストリーミングが今日の市庁舎の変革にどのように役立つかをご覧ください。
元々は2019年12月5日にEmilyGoverによって公開され、2021年7月1日にMasooma Mamonによって編集され、2022年5月19日にDominiqueScottによって編集されました。