タウンホールミーティングは、すべての組織の月間カレンダーの重要なイベントである必要があります。これらは、従業員とリーダーシップがチームとして集まり、オープンな会話に参加し、最新情報、成功、および途中で発生したクエリを共有する機会です。
パンデミックの間、タウンホールミーティングはわずかに異なって見え、ほとんどの組織がオンライン形式に移行しました。この移行は、最初は気が遠くなるようなものだったかもしれません。多くの人が、効果的なをホストすることが本当に可能かどうか疑問に思っていました。 およびエンゲージメント 実質的にタウンホールミーティング。答え？はい、そうです。
この記事では、仮想タウンホールミーティングについて知っておく必要のあるすべてのことを説明し、全員のエクスペリエンスを最適化するために実装できるヒントとコツ、およびRiverside.fmを使用する理由について説明します。
TL; DR
- 仮想タウンホールミーティングは、Riverside.fmなどの仮想ミーティングプラットフォームで組織のリーダーシップと従業員を集めます 。
- タウンホールミーティングは、会社のニュースや最新情報、従業員の業績、問題や不満を共有する機会です。
- 仮想タウンホールミーティング従業員の士気を高め、組織のさまざまなレベル間でオープンな対話を確立し、より多くの従業員にリーチできるようにし、ミーティングをHDで記録できるようにします 。
- タウンホールミーティングを運営するためのヒントには、次のようなものがあります。議事議を設定し、モデレーターを指名し、ソフトウェアを慎重に選択します。 あまり真剣に受け止めないでください 。
タウンホールミーティングとは何ですか？
少し基本に戻りましょう。タウンホールミーティングは、そのように聞こえるわけではありません。 町の住民の文字通りの会合ではなく 、私たちが見ている文脈では、それは私たちが見ている文脈で組織または会社のスタッフとリーダーシップチームの定期的な集まりを指します。組織全体の発表が行われ、更新が共有され、オープンな対話と会話が行われるチャンスです。この用語は、単純な「会社の更新」会議に限定されることはなく、チームビルディングの演習会議、キックオフ会議などを指すこともあります。
タウンホールミーティングの目的は何ですか？
タウンホールミーティングの目的は、組織の従業員とリーダーシップチームをまとめることです。前に述べたように、これは最新のニュースについて話し合うこと、会社の最近の成功についてマイナーな更新を与えること、または単に氷を壊してチームの精神を構築することである可能性があります。とはいえ、タウンホールミーティングは主に従業員の利益のために開催されるため、ミーティングの目的と形式は、従業員が望んでいることや必要と感じていることによって形作られるようにする必要があります。
タウンホールミーティングは、全体像の中に全員を配置するために重要であり、したがって、最終的には組織内にコミュニティと友情の感覚を構築します。
仮想タウンホールミーティングの利点
チームスピリットとコミュニティ
日常的に、従業員は小さなチームやラインマネージャーとやり取りする可能性が高く、全体像にどのように適合するかを確認する機会はありません。タウンホールミーティングを主催することは、全員を連れてくるのに最適な方法です。 一緒に、コミュニティとチームスピリットの本当の感覚を育みます。
モチベーションの向上
会社の成果（大小を問わず）を共有する機会、および従業員全員がビジネスの大規模な軌道にどのように適合するかを示す機会は、従業員の士気とモチベーションを高める確実な方法です。
オープンダイアログ
健康的で居心地の良いオープンな職場環境を確立するという観点から、タウンホールミーティングは従業員が意見を述べ、心を話すことを可能にするために非常に重要です。これは特に、従業員とリーダーシップチームの間に透明性のあるコミュニケーションラインを作成する場合に当てはまります。特に大規模な組織では、高レベルのリーダーシップチームは、ビジネスの他のレベルで行われている作業に遠方で無関心であると感じる可能性があります。タウンホールミーティングは、これらの障壁を打ち破る良い機会です。
COVIDセーフ
世界の多くの地域で、COVID-19の制限はまだ実施されています。仮想会議とは、COVIDに準拠した方法で従業員を集め続けることができることを意味します。
組織全体にリーチする
仮想市庁舎のもう1つの大きな利点は、全体に到達できることです。 一度に組織。従業員がさまざまな場所にいるかどうかに関係なく、従業員は会議に参加できます（もちろん、時差が許されます）。
タウンホールミーティングを記録する
仮想タウンホールミーティングのもう1つの利点は、セッション全体を記録することです。会議に参加できなかったスタッフはそれを振り返ることができ、出席した人に要約を送ることができます。
仮想タウンホールミーティングのデメリット
整理が難しい
明らかな理由から、組織全体の会議を調整、調整、および主催することは、大きな頭痛の種になる可能性があります。まず、ほとんどの人に合った時間を見つけるという課題があります。次に、タウンホールミーティングがいつ行われるか、およびミーティングリンクにアクセスする方法を全員が認識していることも確認する必要があります。幸い、Riverside.fmを使用すると、タウンホールミーティングを簡単に開催できます。
威圧的
タウンホールミーティングは、オープンな対話と透明性のある議論のためのプラットフォームを提供することを目的としていますが、組織全体の前で発言することは恐ろしい見通しになる可能性があります。
時間の制約
ビジネスに関しては、時間が重要です。特に大規模な組織の場合、議題のすべてを1つのタウンホールミーティングに収めることができない場合や、全員が貢献できるとは限らない場合があります。ただし、心配しないでください。回避策があります。たとえば、より少ない人数でより焦点を絞った小さなタウンホールミーティングに分割することができます。
仮想タウンホールミーティングはどの程度効果的ですか？
理論的にはタウンホールミーティングは効果的な形式ですが、それはすべて、タウンホールミーティングで何をするか、そしてどのようにミーティングを実行するかが重要です。ニーズに合わせて形式を調整すると、タウンホールミーティングからあなたとあなたの従業員の両方が最大の価値を得ることができます。覚えておいてください、それは双方向の会話であることを意味します。従来の形式に従う義務を感じないでください。代わりに、あなたのコミュニティとあなたの組織の哲学に沿って、あなたのタウンホールミーティングをあなた自身のものにしてください。
タウンホールミーティングはどのように機能しますか？
繰り返しますが、これはすべて、特定の組織がどのように物事を行うことを選択するかにかかっています。とはいえ、ほとんどのタウンホールミーティングにはがあります 従うべきある種の構造があるように議題を設定します。議題は、議論される主要なテーマやニュース項目をカバーする場合もあれば、質問と回答のために一定の時間を残す場合もあります。それはすべてあなたのタウンホールミーティングの正確な性質に依存します。
タウンホールミーティングの運営方法
組織的なタウンホールミーティングの手配に関しては、考慮すべき多くのロジスティクスがあります。分解してみましょう：
オンラインタウンホールミーティングを主催する手順
- 日付と時刻を設定します。 リーダーシップの主要メンバーに適した時間を設定する必要があります。これは、国際的なチームがある場合は、タイムゾーン全体で適切です。
- 仮想タウンホールの招待リンクや会議の議事録など、カレンダーのリマインダーとメモを送信します。 日時を設定したら、必ず組織内の全員に招待状を送信してください。
- 仮想タウンホールを初めて主催する場合は、会議への参加方法に関する基本的な手順を含める価値があります。
- 特に大規模な組織の場合は、モデレーターを任命することをお勧めします。 モデレーターは、会議を予定どおりに時間どおりに維持する責任を負います。
- 当日の議事に固執するようにしてください。 可能であれば、聴衆のQ＆Aに時間を割くことをお勧めします。
- タウンホールミーティングが終了したら、要約を送信して、ありがとうメールを送信します。 当日参加しなかった可能性のある人のために、会議の記録を含めるのはいい感じです。フォローアップメールを送信することは、会議からの主要なポイントを固め、従業員の心に新鮮に保つための効果的な方法でもあります。
タウンホールミーティングをより良くするための5つのヒント
事前に会議の議題を設定します
会議の議題を設定すると、あなたとあなたの従業員の両方に役立ちます。追加された構造は、タウンホールミーティングの流れを改善し、より効果的に時間を計ることができ、従業員が自分の考えや言いたいことを前もって準備できることを意味します。
仮想会議ソフトウェアを慎重に選択してください
仮想会議ソフトウェアの選択は、仮想タウンホールの全体的な成功に深刻な影響を与える可能性があります。タウンホールミーティングを強化する高機能の使いやすいプラットフォームが必要です。セッションを記録し、画面を共有し、ライブの聴衆の参加を招待する機能も基本です。一部のオプションには、Google Meets、Webex、Zoom、そしてもちろんRiverside.fmが含まれます。
あまり真剣に受け止めないでください
組織のニュースや最新情報を共有しているので、ビジネス会議のように感じるかもしれませんが、そうではありません。これは、よりリラックスしたコミュニティの雰囲気を確立し、ビジネスのさまざまな利害関係者間のオープンな対話を通じて透明性を生み出す機会です。もっとのんびりしていると、実り多いタウンホールミーティングが開かれる可能性が高くなります。
従業員に快適で価値のあるものを感じさせる
タウンホールミーティングから真に最大の価値を引き出すために、従業員は出席して発言することを快適に感じる必要があります。これは、会議内の雰囲気と彼らがどのように感じられるかが混ざり合っていることから生じます。可能な限り、仮想市庁舎に出席する際に従業員が高く評価されていると感じられるようにする必要があります。これを行うには、たとえば、全員が話す機会を確保したり、従業員の業績を強調したりします。
必要に応じて変更および適応
何かがうまくいかない場合は、タウンホールミーティングのやり方を変えることを恐れないでください。前に述べたように、あなたはあなたが知っていることに固執するのではなく、あなたの従業員が必要としているものにあなたの会議を適応させる準備ができているべきです。
リバーサイドとのタウンホールミーティングの運営
Riverside.fmは、あなたの生活をより簡単にするように設計されています。 タウンホールミーティングの運営にはすでに十分なストレスがあります。Riverside.fmの強力なツールを利用して、可能な限りスムーズなエクスペリエンスを実現してみませんか。
ユーザーフレンドリー
市庁舎の運営に関しては、厄介なテクノロジーや不格好なテクノロジーにとらわれたくありません。 Riverside.fmは、プロセスを可能な限りシームレスにするように設計されています。仮想市庁舎への参加は招待リンクをクリックするのと同じくらい簡単で、共同主催者や聴衆がアカウントを作成したり、追加のソフトウェアをダウンロードしたりする必要はありません。
強力な機能
Riversideの幅広い機能は、仮想の市庁舎を独自のものにすることができることを意味します。画面を共有して、従業員に追加のリソースを表示したり、メディアボードを使用してセッションにサウンドやその他のメディアを追加したり、ライブオーディエンスコールイン機能を利用して、いわば「表彰台まで」従業員を招待したりできます。 。 Riverside.fmで世界はあなたのカキです。
HDレコーディング
残念ながら、一度にすべての従業員を1回の電話にかけることはほとんど不可能です。幸い、Riverside.fmは自動的にフルHDでローカルに録画するため、市庁舎の録画を見逃した人と共有できます。
プログレッシブクラウドアップロード
タウンホールミーティングの録音がオンラインで共有できるようになるまで、何時間も待つ必要はありません。 Riversideは、記録時にすべてのファイルをクラウドにアップロードするため、完了するまでに、すべてが数分以内に共有できるようになります。これにより、コンピューターのクラッシュや不具合によって録音が失われるのを防ぐこともできます。
簡単なブランドのカスタマイズ
タウンホールミーティングを公に、または社内で共有することを検討している場合は、すべてを専門的で組織のブランドと一致させることは決して悪い考えではありません。 RiversideのMagicEditorは、組織のブランディングに合わせて、簡単なレイアウトとカスタムの背景やロゴを使用してこれを行うのに役立ちます。
仮想タウンホールミーティングに組み込むための3つの主要なツール
画面共有
画面共有機能を使用して、タウンホールミーティングをよりインタラクティブで魅力的なものにします。ディスカッションを強化したり、ビデオを再生したり、特定のプロセスをデモンストレーションしたりする簡単なPowerPointプレゼンテーションを選択できます。何を表示していても、追加された視覚要素は、あなたが言っていることを補強し、従業員の関心を維持するための効果的な方法です。
ライブ投票/調査
結局のところ、タウンホールミーティングはすべてあなたの従業員に関するものです。ライブの世論調査や調査を使用して意見を述べるように招待することにより、参加を促します。これは、タウンホールミーティングに聴衆を巻き込み、彼らの声が重要であると本当に感じさせる素晴らしい方法です。
HD録画
タウンホールミーティングをフルHDでローカルに記録する機能を見逃してはなりません。先に述べたように、これは会議に参加できなかった人と会議を共有するための優れた方法です。
よくある質問
タウンホールミーティングの別の言葉は何ですか？
すべての組織は、タウンホールミーティングの参照方法が少し異なります。文字通り「組織全体の会議」と呼ぶ人もいれば、毎月の「キャッチアップ」と呼ぶ人もいます。あなたは本当にそれを好きなように呼ぶことを選ぶことができます。
タウンホールミーティングに参加することの重要な効果は何ですか？
タウンホールミーティングへの参加の最も重要な効果は、コミュニティ意識とチームスピリットの向上です。さらに、従業員は、自分が仕事でのモチベーションを高めることができる全体像の貴重な部分であると感じるでしょう。
どのようにして市庁舎を楽しくしますか？
まず第一に、あなたの市庁舎でよりゆったりとした雰囲気を作り出すために私たちのアドバイスに従うようにしてください。冒頭で、砕氷船の活動やユーモラスなエッジを備えたより個人的な更新に専念する会議の一部を予約することもできます。