成功する仮想イベントを計画およびホストする方法

仮想イベントにはいくつかの誤解があります。最初の神話は、対面イベントをコピーして仮想イベントに貼り付けることができるというものです。残念ながら、すべての対面体験がデジタル空間に反映されるわけではありません。特に、出席者の注意を求めて競争し、デジタル疲労とバーチャルイベント疲労の困難な戦いに直面している場合はなおさらです。

2番目の誤解は、仮想イベントは、対面イベントよりも計画にかかる時間が短いというものです。イベント用に制作する予定のコンテンツの量に応じて、準備に十分な時間を割り当てる必要があります。たとえば、イベントプログラミングリードのJulie Bergsteinは、4時間の仮想イベントコンテンツを3〜6か月計画することを推奨しています。

現実には、仮想イベントが素晴らしい体験になるには、同じくらいの時間と注意が必要です。

そのため、着実に実行できるように、仮想イベントをホストする方法に関する9つのヒントがあります。

1。バーチャルイベントの目標を決定します。

バーチャルイベントを計画する前に、イベントの目標を特定する必要があります。目標を特定することは、作成する仮想イベントの種類を決定するのにも役立ちます。

次の質問を自問してください：

• バーチャルイベントの目標は何ですか？
• これは内向きのイベントですか、それとも外向きのイベントですか？
• イベントセッションを何回開催する予定ですか？
• イベント登録は無料、有料、またはその両方ですか？

2。ターゲットオーディエンスを特定します。

経験豊富なイベントの専門家なら誰でも、最も重要なKPIは参加者の経験であると言うでしょう。事前に視聴者を明確に特定して、バーチャルイベントが確実に成功するようにします。

次の質問を自問してください：

• 誰に連絡しようとしていますか？
• どのようにそれらに到達する必要がありますか？
• 視聴者はどのようにやり取りしますか？

3。ストリームに値するコンテンツを作成します。

コンテンツは、ライブイベントを制作する際のすべてを決定します。たとえば、撮影方法、使用するカメラの種類、照明方法、さらにはエンコーディングや技術的な選択などです。

素晴らしいバーチャルイベントコンテンツの5つのコンポーネント：

• 関連性 ：ライブストリーミングコンテンツのライブストリーミングが対象となる視聴者の関心と一致していること、およびコンテンツがブランドの声とターゲットを絞った見込み客や顧客と一致していることを確認してください。
• エンゲージメント ：ストリームとのやり取りを促進することで、視聴者の関心を維持します（ライブチャット機能を使用して、物事をエキサイティングに保つことが大好きです）。聴衆を楽しませ続けることで、出席者は1日を最大限に活用できるようになります。
• 簡潔 。イベントの参加者は、対面式のイベントの1日中の体験に没頭することをいとわないものの、7時間のライブストリームでは忍耐力がはるかに低くなります。最も関連性が高く魅力的なコンテンツのみを提供することを忘れないでください。
• 一貫性 ：可能であれば、ライブイベントをシリーズに変えます（毎年またはそれ以外の場合）。 「イベントの一貫性を保つことは、視聴者と有意義な関係を築きながら、ブランド認知度とブランドエクイティを高めるための確実な方法です」と、Vimeoのライブプロダクションリードであるトムゴットは述べています。
• 要点 ：仮想イベントの終了時の行動の呼びかけは何ですか？視聴者を変えたい場合は、イベント終了後に視聴者とのやり取りを促進するようにしてください。

制作する予定のコンテンツの種類が決まったら、イベントの実行ですべての詳細を固めるようにしてください。

プロのヒント ：「ゴールデンウィンドウ」は、25分間の一口サイズの情報、短くて派手なプレゼンテーション、重要なポイントです。

4。イベント登録ページを作成します。

チケットを販売したい、または単にアクセスを制御したいイベントをストリーミングしている場合は、イベントまたはウェビナーの登録ページを活用することをお勧めします。 Vimeoイベントのような専用のイベントプラットフォームを使用すると、ライブイベントのイベントを簡単に設定し、登録が必要になります。

「私たちは意図的にライブストリームの独占感を構築しているので、共通の関心を持たない他の何千人もの人々と一緒にInstagramライブストリームに参加するようなものではありません」とZincAgencyのWill氏は語っています。 「これらのつながりの要素は本当に重要です。」

5。出席者のエクスペリエンスを最適化します。

包括的な仮想イベントプラットフォームは、プレゼンテーションコンテンツの計画、リードの促進に役立つエクスペリエンスのゲート、ストリームに値するエクスペリエンスを作成するための制作ツールの提供を支援すると同時に、分析と自動化を提供して煩わしさを軽減します。

素晴らしい参加者体験のための3つの必需品 ：

イベント登録ページ

バーチャルイベントを設定するときは、イベントのページを作成する必要があります。これを仮想の会場と考えてください。このページは、参加者がライブ体験に移動するためのリンクにアクセスできる場所になります。 Vimeoライブストリームをこのページに直接埋め込むこともできます！

登録プロセスを簡単かつシームレスにするために（リード目標を達成できるように）、登録をスムーズにする方法を考えてください。重要なフィールドだけでなく、会社の色やロゴを含むカスタム登録フォームを作成して、ブランドを維持します。

出席者へのリマインダーメール

イベント前のコミュニケーション戦略は、出席を促進するために重要です。誰かがあなたのイベントやウェビナーにVimeoに登録すると、3つの電子メールが自動的に送信され、後でコンテンツを視聴できるようになります。出席者が思い通りにイベントを体験できるように、色、ブランド、リンクに合わせてメールをカスタマイズします。

イベント後のコンテンツライブラリ

理想的には、イベント後の体験は、イベントが終了してからずっと後に登録者と参加者を引き付けるでしょう。オンデマンドウェビナーまたはイベントコンテンツ用のWebページまたはポータルを作成し、登録したユーザーがそれらにアクセスできるようにすることを検討してください。また、イベントコンテンツを洗練された状態に保つために、動画をトリミングしてチャプターを追加し、参加者と視聴者が必要なコンテンツをすばやく見つけられるようにすることを計画してください。

6。インタラクティブにします。

あなたの仕事は、視聴者がPJで視聴している場合でも、視聴者が直接そこにいるように感じさせることです。オンラインの視聴者を感動させるには、デジタル体験を対面式のイベントに期待する品質のレベルと一致させます。 Q＆A、ライブ投票、ライブグラフィックなどのツールを使用して、魅力的なエクスペリエンスを作成します。

アンアーバー映画祭チームは、Q＆Aにライブチャット機能を使用しました—そしてそれは魅力のように機能しました。 「みんなが一緒に見ていることを知って、そのコミュニティの感性のどれだけを感じたかに驚きました」とレスリーは言います。 「チャットはオンライン体験に大きなエネルギーをもたらしました。」

Vimeoの仮想イベント統計レポートからのいくつかの有望なフィードバックは、参加者が最も重要なイベント要素を検討するときにQ＆Aとチュートリアルが最も効果的であると信じていることを示しています。

7。すべてをテストします。

ライブストリーミングの最初のルールは？テスト。すべて。

オンラインイベント中の事故を防ぐためにできる最善のことは、すべてをテストすることですが、最も重要なのは、ストリームをテストすることです。プライマリ機器のワークフロー、バックアップ機器のワークフロー、オーディオ品質、ビデオ品質、インターネット接続、およびすべての冗長性をテストします。おそらく最も重要なのは、Speedtest.netなどのWebサイトで接続をテストして、アップロード速度を確認することです。オフサイトとオンサイトの両方ですべてのビデオ制作機器をテストする時間をスケジュールする必要があります。

ライブストリーミングに必要な機材を知りたいですか？これを読んでください。

8。リモートブロードキャストチェックリストを作成します。

（短期的には）仮想イベントで分散した従業員とコラボレーションする必要がある可能性があります。必要なものの簡単なチェックリストは次のとおりです。

5ポイントのリモートブロードキャストチェックリスト：

• 接続性： 会社のオフィスのWi-Fiは、自宅にあるものよりも優れている可能性があります。速度を確認し、可能であれば有線接続を使用してください。
• キャプチャ： 視聴者はあなたのコンテンツをどのように楽しんでいますか？使用するカメラとマイク、および仮想イベントにリモートゲストを連れてくる方法について考えてください。
• エンコード： イベントをインターネットエーテルに取り込むためにどのソフトウェアを使用しますか？私たちはLivestreamStudio6に熱心ですが、他にも選択肢があります。
• 配布： バーチャルイベントはどこにありますか？コンテンツを保護するか（SSOのように）、広範囲に広めるか（同時放送を考えてください）を検討してください。
• エンゲージメント： 美しい視聴体験は、素晴らしいバーチャルイベントを作るものの一部にすぎません。ライブQ＆A、投票、チャットなどの視聴者エンゲージメントツールは、思い出に残るイベントをさらに作成できます。

バーチャルイベントチェックリスト

シンプルだが仮想のイベントチェックリストでイベントの計画を簡単にする

9。 「マーフィーの法則」の準備をします。

「うまくいかないことはすべてうまくいかないでしょう」とトムは言います。しかし、それであなたを怖がらせないでください！うまくいかない可能性のあるものを特定したら、それらをどのように処理するかについての計画を立てることができます。計画、確かな技術、最高級の発券プラットフォーム、適切なサポートを利用すれば、あらゆることに備えることができます。

詳細については、仮想イベントの計画方法についてVimeoの専門家をご覧ください。

仮想イベントが影響を与える5つの理由

わかりました。初めて仮想イベントにピボットするのは気が遠くなるかもしれません。インターネットの周りでは、仮想イベントがイベントマーケターがリーチを拡大するための効果的な方法であることは明らかです。次のデジタルエクスペリエンスが、前回のIRLよりもさらに多くの見返りをもたらす可能性があるいくつかの理由があります。

仮想イベントはリーチを拡大します。

LinkedInやFacebookなどのソーシャルチャネルに会議ストリームを同時放送することで、顧客のリーチが50倍に増加するのを見てきました。

アンアーバー映画祭のディレクターであるレスリーレイモンドは、彼らが仮想化した最初の年の間にこれまで以上に多くの人々に到達することができたと述べました。 「視聴者は、チケット所有者10,000人から50か国からのストリーム16,000人に増え、1週間で27,000人以上の視聴者がありました」とレスリー氏は言います。

仮想イベントはあなたの体験を民主化します。

クリエイティブエージェンシーCo.createNYCのパートナーであるAnthonyRudolfは、ホスピタリティワーカー向けの毎年恒例のウェルカムカンファレンスにライブビデオを活用しています。

「ウェルカムカンファレンスでは、初日からライブビデオを使用しています。レストランやホスピタリティの労働者は過労で低賃金であるため、出席する時間や資金がある可能性はわずかでした。私たちは、起こっていた話し合いを本当に民主化する方法としてビデオを見ました。」

仮想イベントはコンテンツの保存期間を延長します。

オンライン会議が終了しても、コンテンツの価値は止まりません。ビデオやトークは、エンゲージメントを促進し続けることができるブランド化された検索可能なエクスペリエンスとして存続できます。

バーチャルイベントを使用するとクリエイティブになります。

オンラインのみのエクスペリエンスでは、コンテンツ形式で遊んだり、リモートゲストとして追加のスピーカーを招いたり、新しい収益源を探索したり、測定可能な方法で視聴者を引き付けたりすることができます。イベントマーケティングエージェンシーZincの共同社長であるWillSteinbergは、仮想イベントを使用したカスタマーエンゲージメントの機会がさらに増えることを発見しました。

「私たちは、対面で行ったこととは対照的に、ライブストリーミングでより多くの教育的要素を見つけています」とウィルは言います。 「私たちの料理イベントでは、シェフがデモンストレーションを行い、ゲストは会場での食事体験を楽しんでいました。現在、ライブストリームが始まる前に、食事キットとブランドのエプロンを発送しており、より実践的な体験になっています。」

「これは、対面式のイベントでこれまで実際に利用できなかった大きなメリットです。」

バーチャルイベントはここにとどまります。

2020年のバーチャルイベントの急増は、主に参加者とイベントプランナーが安全に集まるのに役立ちましたが、その形式が定着していることは明らかです。実際、Vimeoの仮想イベント統計レポートでは、調査参加者の72％が、対面式のイベントが戻ってきたら、それ以上ではないにしても、同じくらい多くのオンラインイベントに参加することを期待していることが明らかになりました。

時代の先を行くために、マーケターは、参加者のエンゲージメントを維持し、全体的なマーケティング戦略に適合する魅力的な仮想イベントを作成する方法を検討する必要があります。

元々は2020年8月7日に公開されました。2022年5月13日に更新されました。

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