私たちは皆、不明瞭でテキストの多い指示に苦労したことがあります。長文の電子メール、古い PDF、内容の多い Microsoft Word ドキュメントは情報を埋もれさせ、読者を混乱させる可能性があり、すべての作業が遅くなります。これは、患者情報を電子医療記録 (EHR) に記録する新しいシステムの構成などの複雑なプロセスを完了しようとする場合、さらに大きな障害となります。
従来のドキュメントには、一連の一貫した問題点が伴います。
- テキストが多すぎると理解が難しくなり、機能の導入が遅れます。
- エンゲージメントが低いと、手順がスキップされたり、やり直しが頻繁に発生したりする
- コンテンツの作成と更新が遅いと、資料が古くなってしまうことがよくあります。
- 画一的な形式では、さまざまな学習環境が考慮されません。
したがって、チームがよりスマートで効果的な代替手段としてビデオ ドキュメントを検討しているのも不思議ではありません。教育デザイナー、IT 管理者、医療提供者は、ビデオが提供する柔軟でスケーラブルなソリューションを必要としています。これにより、情報を視覚的に、迅速かつ動的に伝達できるようになり、対面または手動のトレーニングの負担が軽減されます。
ビデオへの移行は誰にとっても適しています。この実践によりビジネス価値がもたらされ、差し迫った文書化の課題が解決され、情報が定着します。その方法は次のとおりです。
知識の伝達とトレーニングの迅速化
ビデオにより、長期的に継続できる、より明確で迅速なトレーニングが可能になります。新入社員は、患者の紹介を提出する場合でも、最新の社内分析ダッシュボードを使用する場合でも、一度のウォークスルーを見てプロセスをすぐに理解できます。
たとえば、医療専門家は、患者記録を適切に更新したり、進行状況をリアルタイムで文書化したりする短いビデオを視聴できるため、エラーが減り、患者の転帰が改善されます。時間が重要で文書が正確でなければならない病院環境では、視覚的なトレーニングにより、臨床医と介護者が手順を迅速かつ正確に理解できるようになります。
Camtasia のオールインワン スクリーン レコーダーとビデオ エディタを使用すると、短く洗練されたトレーニング ビデオを簡単に作成できます。画面録画で重要な情報をキャプチャし、同じツールで映像を簡単に編集できます。ビデオは情報を記憶しやすくし、自分のペースで学習するのに最適で、組織の知識を保持するのに最適です。
知識の伝達は、Snagit で取得できる静的なビジュアルでも行われます。 Snagit は、編集可能なスクリーンショットをすばやくキャプチャし、カスタム リンクを使用して誰にでも送信できます。さらに、優れた機能もいくつかあります。たとえば、スクロール キャプチャを使用して Web ページ全体に相当する情報を共有したり、ステップ キャプチャを使用してカスタマイズ可能なステップバイステップ ガイドを作成したりできます。
Snagit を使用してハウツー ガイドを数秒で作成
実行中の内部プロセスを文書化します。ステップ キャプチャは、スクリーンショット、数値、ステップを明確で共有可能なビジュアルに整理します。
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サポートへの質問が減り、やり直しが少なくなります
サポート チームは繰り返しの質問に答えることが多く、時間がかかることがあります。ビデオドキュメントにより、質問には 1 回だけ回答し、その後は毎回ビデオが送信されるようになります。プロセスを何度も書き直したり再説明したりして時間を無駄にする必要はもうありません。
Snagit と Camtasia を使用すると、簡単なトラブルシューティングの問題から複雑な再起動までを説明する短いビデオを簡単にキャプチャして共有できます。内部プロセスや製品の機能はすべて、全面的に明確かつ一貫して説明されています。
チーム全体とドキュメントの一貫性
文書化に一貫性がないということは、特に高い作業基準を持つ規制産業においては、通常、間違いが発生することを意味します。ビデオを使用すると、地域や言語を超えてすべてのチームに同じメッセージを簡単に伝えることができます。
Camtasia のマルチトラック スクリーン レコーダーは、ビデオ ドキュメントの一貫性を保つのに最適なツールです。 Camtasia は、画面、カメラ、マイク、カーソルを別のトラックに記録します。つまり、ビデオの残りの部分を変更せずにそれぞれを編集できます。たとえば、オリジナルが完璧でない場合は新しいナレーションを追加したり、更新が必要な場合は新しいビデオ クリップを追加したりできます。システムの更新や新機能が発生するたびに最初からやり直すのではなく、プロジェクトの 1 つの部分だけを簡単に更新できます。編集するだけです!
画面録画から洗練されたビデオへ
画面録画は始まりにすぎません。 Camtasia のエディタは、真にプロフェッショナルなビデオを作成するために必要な吹き出し、アニメーション、編集を追加するのに役立ちます。
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チームとともに成長するスケーラブルなドキュメント
ビデオ プロセス ドキュメントは、一度作成すると、何年にもわたってチーム間で再利用できます。次の四半期に 25 人の新入社員を入社させると仮定しましょう。患者情報にアクセスし、保健省にレポートを提出する方法を説明する一連の Camtasia ビデオをすでに持っているのは幸いです。あなたは常に先を進んで始めます。
さらに、オンボーディング ビデオは、製品チュートリアルの復習として将来的に再利用できます。動画は初日からチームとともに成長していきます。これにより時間を節約し、社内ツールや新しいプラットフォームの導入を促進します。
ビデオドキュメントから恩恵を受けることができる業界の例
ビデオはテクノロジー企業やコンテンツクリエイターに限定されません。これは、明確な指示、適切なワークフロー、正確な文書化が不可欠な複雑性の高い業界に多大な影響を与えます。
ソフトウェア開発と IT
技術責任者や IT 管理者は Camtasia を使用して、社内ツールのビデオ デモ、トラブルシューティング ガイド、トーキング ヘッドの説明ビデオを作成します。次に、Snagit を追加して、視覚的な標準操作手順 (SOP)、クイック リファレンス ガイド、役立つスクリーンショット キャプチャを作成します。
この二重の実践により、サポート チケットが減り、オンボーディングが加速され、コミュニケーションの誤りが防止されます。
教育とインストラクショナル デザイン
教育者とデザイナーはビデオ ツールを使用して、学習管理システム (LMS) プラットフォーム、研究室の安全手順、カリキュラム ツールを順を追って説明します。ビデオは、生徒がフォローして学習できる、より魅力的で記憶に残る学習環境を作り出します。
医療専門家
臨床医から介護者までの医療専門家は、明確な視覚的文書から大きな恩恵を受けます。ビデオでは、患者のケア計画を更新する方法、医療記録を正確に提出する方法、患者のケア中に必要な文書を確認する方法を簡単に説明します。
ヘルスケア、質の高いケア、健康、患者の転帰に大きなリスクがあることを考えると、ビデオは重要な介入を見逃さないようにするのに役立ちます。
カスタマー サポートと SaaS
SaaS チームは、視覚的な FAQ、製品チュートリアル、またはトラブルシューティングのウォークスルーを作成することで、反復的な質問の負担を軽減できます。 Camtasia の画面を 1 回記録するだけで、グローバル チーム間での何百時間もの質問を節約できる可能性があります。
ビデオドキュメントの成果を測定する方法
新しいワークフローに時間を投資するときは、何らかの結果を確認したいと思うでしょう。幸いなことに、ビデオにより結果が測定可能になります。
サポート チケットの量を追跡する ウォークスルービデオを公開する前と後。カスタマー サポート担当者は、公開されたビデオに誰かを誘導する頻度を追跡し、実際の顧客からのフィードバックを収集することもできます。
ビデオの完了率を監視する LMS または社内プラットフォームで、誰がどのくらいの時間視聴しているかを確認できます。低い完了率は、わかりにくいトピックから退屈なナレーションまでさまざまです。そのため、動画のパフォーマンスが低い場合はフィードバックを収集する必要があります。
「（ストーリーテリングは）コンプライアンス規制の話になると非常にドライな話題を始めるための素晴らしい方法だと思います。しかし、何かをストーリーにすることができれば、人々の感情をさらに引きつけることができます。その感情的な共鳴こそが記憶に残るものだからです。」 – アビー・クック、TVL #181:トレーニングとドキュメント
フィードバックを収集する モジュールを終了した受講生から。従業員が適切なフィードバックに対して安心して発言できる、前向きで協力的な環境を作りましょう。また、各モジュールの後にビデオに簡単なクイズの質問を追加して、リアルタイムの洞察を得ることができます。
エンゲージメント指標を分析する YouTube、Vimeo、内部 CMS、または分析を追跡するその他のホスティング プラットフォームを使用している場合。各動画の再生回数、共通のリプレイがあるエリア、またはドロップオフポイントを確認してください。
節約された時間を見積もる 社内チームが同じ質問に繰り返し答えることがなくなりました。 TechSmith の 2024 年の職場の柔軟性トレンド レポートでは、従業員 1,000 人の企業で 6 回の望ましくない中断による生産性の損失コストは 100 万ドルに上ると試算しています。トレーニング ビデオや静的なガイドで解決できる質問によって、生産性が大幅に失われます。
基本的な指標であっても、ビデオがどのように導入を改善し、プロセスを合理化し、正確な文書化をサポートするかについての大きな洞察を得ることができます。まず、チームにとって最も重要な 1 ～ 2 つの重要業績評価指標 (KPI) を特定し、それらを長期的に追跡します。
ビデオドキュメントの利用を開始する方法
重要なのは、小さく始めてそこから構築することです。
影響の大きい 1 つのプロセスから始める
まず、誤解が多いプロセス、注目度の高いプロセス、またはサポート チケットが繰り返し発生するプロセスを選択します。よくある質問を選択すると、1 つの画面録画に集中してコツを掴むことができます。見た目ほど怖くないです!
重要なツールを使用する
全体的なオーバーホールは必要ありません。適切なツールがあれば十分です。
Snagit は、簡単なスクリーンショットをキャプチャしたり、Web ページをスクロールしたり、マウスのクリックをハウツー ガイドに変換したりするのに最適です。これは、特にビデオ コンテンツの補助として、簡単なビジュアル ガイドを作成する必要がある人に最適な、シンプルな画面キャプチャ ツールです。
Camtasia は、ナレーション、クイズなどのインタラクティブな要素、必要なだけ編集できる機能を備えた洗練されたビデオ ウォークスルーに最適です。必要に応じていつでもスムーズなトランジション、情報コールアウト、クローズド キャプション、その他のビデオ編集を追加して、すぐにビデオを向上させます。
反復可能なワークフローを構築する
ビデオドキュメントを拡大縮小するには、プロセスが必要です。意思決定のワークフローを文書化して、途中で編集できるようにします。 Camtasia のビデオ テンプレートを使用し、スクリーンキャストでビデオを整理し、視聴者からのフィードバックを忘れずに受け取ります。
スクリーンキャストで共有ビデオ ライブラリを構築して、従業員がトレーニング、ポリシーの更新、プロセスのドキュメントをきちんと整理されたフォルダーで見つけられるようにすることを検討してください。時間が経つにつれて、従業員がコンテンツを参照しやすくなるでしょう。
TechSmith でビデオ ドキュメントの価値を最大限に引き出します
ビデオドキュメントは時間を節約し、プロセスを合理化し、明確なコミュニケーション慣行により業務運営を改善します。 医療、政府、教育、SaaS などの分野で働いている場合でも、TechSmith のツールは、高品質のビデオやその他のビジュアルを大規模にキャプチャ、作成、共有するために必要なものをすべて提供します。