組織のナレッジ ベースには、チームが成功するために必要な情報がすべて保存されていると思うかもしれませんが、それは間違いです。チームの最も貴重な知識は、チームの頭脳と日常のワークフローの中に存在します。文書とスライドデッキが持つ価値には限界があり、残りの鍵はチームが握っています。
では、毎回対面でのミーティングを設定せずに、チームはどのようにしてこの知識を見つけて他のメンバーと共有できるのでしょうか?そこでスクリーン キャプチャが登場します。簡単なビデオ ウォークスルー、注釈付きの一連のスクリーンショット、またはナレーション付きの画面録画のいずれであっても、ビジュアル コミュニケーションは組織の知識と拡張可能なドキュメントの間のギャップを埋めます。画面キャプチャは、特にペースの速い環境、リモート環境、または部門を超えた環境において、チーム間でノウハウを伝達するための最も速くて明確な方法の 1 つです。
ほとんどのチームで知識の共有がうまくいかない理由
文書化を強力に実践しているチームでも、現実世界の知識を共有することになると壁にぶつかります。書かれたコンテンツでは、ソフトウェア ツールのニュアンスを常に捉えたり、タスクの特定のコンテキストを説明したりできるとは限りません。視覚的な知識が省略されることが多く、チームメンバーは推測したり、誰かに直接尋ねたりするだけになり、ワークフローが中断されます。
主要なプロセスは組織の知識に依存します
人々が仕事を効率的に行うための要素の多くは、標準運用手順 (SOP) や Wiki には見つかりません。それは、1 週間に 30 分を節約するキーボード ショートカットであり、システム制限の回避策であり、IT リーダーのみが再確認する必要があるセットアップ フローのステップです。これらの詳細は人々の頭の中に存在し、誰かが尋ねたとき、または何かが壊れたときにのみ明らかになります。
そのコンテキストを視覚的に捉えて共有する方法がなければ、誰かがチームを交代したり、退職したり、忙しすぎて物事を繰り返し説明できないたびに、企業は重要な知識を失う危険があります。
質問を繰り返すことも生産性を著しく低下させます。 TechSmith の Workplace Flexibility Report によると、従業員 1,000 人の企業では、1 日に 6 回の望ましくない中断により、生産性が 100 万ドル低下することがわかりました。単純な質問に膨大な時間とお金が無駄になります。
Snagit を使用して画面を録画する
Snagit を使用すると、画面上で何が起こっているかを正確にキャプチャすることで、簡単な更新情報やハウツーを簡単に共有できます。
スナジットを入手
ドキュメントの作成が遅すぎて変更に追いつけない
多くのチームはドキュメントを最新の状態に保つのに苦労しています。製品のアップデート、新しいツール、ワークフローの変化により、書かれた SOP や Wiki の関連性を維持することが困難になっています。
急速に変化するテクノロジー環境、特に AI を活用したプラットフォームでは、絶えず変化するワークフローに対応するためにドキュメントを継続的に更新する必要があります。テキスト文書は公開されるとすぐに古くなってしまうため、通常は作成する価値がありません。
対照的に、簡単な画面キャプチャは作成にかかる時間がはるかに短く、現在の現実を反映する可能性が高いため、瞬間的にはるかに役立ちます。さらに、スクリーン キャプチャは、テキストの多いドキュメントよりも置き換えが簡単です。スクリーンショット 1 枚で完了です。これは、Wiki 全体を書き直すのとは大きな違いです。
助けを求めることがデフォルトのワークフローになる
ドキュメントが十分に視覚的、高速、またはコンテキストに沿っていない場合、人々はデフォルトでチームメイトに ping を送信したり、Slack スレッドにジャンプしたり、不必要な会議をスケジュールしたりすることになります。これは非効率であるだけでなく、対象分野の専門家の時間を浪費し、あらゆる場所にボトルネックが発生します。
画面録画と注釈付きスクリーンショットにより、リアルタイムの支援の必要性が軽減されます。同じプロセスを 10 回説明する代わりに、高品質のチュートリアルを 1 回作成してチーム全体と共有し、将来使用できるようにナレッジ ベースに埋め込むことができます。
ステップ キャプチャは、この特定の問題に対する Snagit の傑出した機能の 1 つです。ステップ キャプチャを使用すると、プロセスを 1 回クリックすると、Snagit がすべてのクリックを記録し、それを編集可能なステップバイステップのチュートリアル テンプレートに変換します。ドキュメントはいつでも (1 年後でも) 編集できるため、ドキュメントを常に最新の状態に保つことができます。
画面キャプチャで知識を再利用可能な資産に変える方法
画面キャプチャ ツールを使用すると、チームはかつては 1 回限りのアドバイスを永続的で共有可能な知識資産に変えることができます。数回クリックするだけで、誰でも録画を開始したり、重要な瞬間に注釈を付けたり、画面全体をキャプチャしてプロセスを実行したりできます。
タスクを完了する方法に関する簡単なデモを録画する
ブラウザ拡張機能の構成方法や Mac 固有の設定のトラブルシューティング方法を誰かに教えることを想像してください。画面録画なら、10 ステップのメールや 30 分の通話が必要な作業が 2 分で完了します。また、次に同じ問題に遭遇した人のために、録音は再利用できます。
多くのチームは Camtasia を使用して、社内トレーニング、オンボーディング、または部門横断的なサポートのための洗練されたウォークスルーを作成しています。他の人は、Snagit を利用して、素早く非公式な録音を行い、Slack 上で即座に共有したり、ナレッジ ベースに埋め込んだりすることができます。画面録画を一度作成すれば、何十もの繰り返しの質問をなくすことができます。
もう 1 つの選択肢は、無料のブラウザベースのビデオ レコーダーである Camtasia online です。これは、多くの編集を必要としないが、プロフェッショナルな見た目が必要な簡単なウォークスルーに最適です。他の TechSmith 製品と同様に、ビデオはスクリーンキャストを通じて共有できるため、コラボレーションのメリットを引き続き得ることができます。
画面を表示する必要がありますか?
ダウンロードをスキップします。 Camtasia オンラインを使用すると、ブラウザ内で画面、カメラ、マイクを無料で録画できます。
録音を開始します
1 回限りの回答を取得して、再利用可能なコンテンツに変換します
どのチームにも頼りになる専門家がいて、同じ質問を何度も受けます。同じ回答を再入力したり繰り返したりする代わりに、画面を一度録画し、質問が出てくるたびにそのクリップを使用できます。
同じ質問に何度も答える必要がないので効率的です。代わりに、誰かにトレーニング ビデオを紹介することができます。これらのビデオ録画は、多くの場合、従業員トレーニング ライブラリやプロセス文書テンプレートの構成要素になります。
Camtasia と Snagit のどちらを使用してビデオ ウォークスルーを作成する場合でも、ビデオ ウォークスルーを直接スクリーンキャストに送信して、共有したり安全に保管したりできます。シンプルなリンクを使用して、ビデオをチーム メンバーに送信できます。チーム メンバーは、さらに説明が必要な場合にタイムスタンプ付きのコメントを残すことができます。
Screencast には、ビデオをトピックや視聴者ごとに整理したコレクションもあり、必要な人とのみビデオを共有できます。たとえば、ソフトウェアのログインに苦労しているチーム メンバーに 1 つのビデオを共有したり、トラブルシューティングによくある質問を集めたものを送信したりして、すぐに学習できるすべての知識を得ることができます。
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画面キャプチャとスクリーンショットを組み合わせて、すばやく明確にする
完全なビデオが必要ない場合もあります。注釈付きのスクリーンショット (特に矢印、吹き出し、ハイライト付き) は、ステップバイステップのチュートリアルやトラブルシューティングのヒントに最適です。 Snagit などのツールを使用すると、ユーザーはスクリーンショットをすばやく取得し、注釈を付けて、電子メール、Slack、またはナレッジ ベースに埋め込んで共有できます。
ビデオ録画と静止画像を組み合わせると、最小限の労力で高速なコンテキストを取得できるという、両方の長所が得られます。 30 秒のビデオといくつかの注釈付きスクリーンショットを組み合わせることで、何時間ものやり取りを節約できます。
知識の共有に最適な画面キャプチャはいつ、どこで使用する
画面キャプチャはテクニカル サポートや IT チームだけが行うものではありません。そのスピード、明確さ、再利用性により、新入社員のトレーニング、進化するプロセスの文書化、顧客のサポートなど、部門全体で強力な資産となります。
新入社員の立ち上げと相互トレーニング
新入社員には指示以上のものが必要です。彼らにはコンテキストが必要です。ツールが実際の世界でどのように使用されるかを示す短いビデオは、オンボーディングを大幅に加速することができます。
新入社員は単に手順のリストを読むだけでなく、 手順を確認できます。 タスクがどのように行われるか。画面録画はクロス トレーニングにも役立ち、ライブ シャドーイング セッションなしでチーム メンバーが互いのワークフローを学習できるようになります。
プロセスのドキュメントとツールのチュートリアル
内部ツールの使用方法の文書化や SOP の説明は、ビジュアルを使用するとはるかに簡単になります。多くのチームは、Snagit を使用してスクリーンショットを使用してワークフローのストーリーボードを作成し、次に Camtasia を使用して、洗練されたトランジションとテンプレートを備えた完全な SOP チュートリアルを作成します。
これは、ツールが定期的に更新される場合、または複数の部門が同じシステムを操作する場合に特に役立ちます。画面キャプチャを使用すると、機能が変更されてもドキュメントの関連性と明確さが維持されます。
サポートの質問や繰り返しのリクエストに答える
カスタマー サポートと社内ヘルプ デスクは、ビデオ録画から大きな恩恵を受けます。エージェントは、長いトラブルシューティング手順を入力する代わりに、問題の解決方法や設定の構成方法を示す簡単な画面キャプチャを記録できます。
これらのビデオは応答を迅速化するだけでなく、ナレッジ ベースに追加して、1 回限りのソリューションを全社的なリソースに変えることができます。ウェブカメラとマイクのサポートにより、リモートファーストのチームでも技術的な対応に人間味を加えることができます。
優れたナレッジ マネジメントとは、より多くのドキュメントを作成することではなく、情報の作成、理解、共有を容易にすることです。画面キャプチャにより、人々が知っていることを文書化する障壁が低くなり、日常のノウハウが組織全体で使用できる資産に変わります。
Snagit や Camtasia などの TechSmith ツールを使用すると、ビデオ編集の経験がなくても、誰でも簡単にチュートリアル、ウォークスルー、サポート ビデオを作成できます。 AI を活用した機能、事前に構築されたテンプレート、全画面または特定のアプリの録画のサポートにより、初めてのユーザーでも数分で高品質の結果を生成できます。
Camtasia を使用して次のトレーニング ビデオを作成します
画面またはカメラを録画します。次に、ビデオエディターを使用して、洗練さと明瞭さを追加します。
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完全なデモのために画面全体をキャプチャする場合でも、簡単なスクリーンショットを取得するだけでも、重要なのは、画面キャプチャをワークフローの日常的な部分にすることです。チームがただ伝えるだけでなく示す文化を構築すると、繰り返される質問が減り、オンボーディングが加速され、拡張可能なコラボレーションが可能になります。
画面キャプチャをチームの知識共有ツールキットの一部にします。簡単なスクリーンショットやビデオ録画用の Snagit や、より洗練されたチュートリアル用の Camtasia などの TechSmith のユーザーフレンドリーなツールを使用すると、日常の知識を永続的な価値に変えることができます。
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