過去2年間で、何百ものウェビナー、仮想イベント、仮想会議、ハッピーアワーを主催し、参加してきました。いくつかの仮想イベントは問題なく進行しましたが、他の仮想イベントは道路でいくつかの衝突を経験しました。イベント業界がどのような過ちを犯したかにかかわらず、私たちは仮想イベントについて多くのことを学び、業界全体を一緒に急速に成長させ、進化させ続けてきました。
イベントの専門家は、すべての直接の経験、教育、およびリソースの拡張により、より良いを身に付けるための準備が整っていることに気付きます。 これまで以上に仮想会議。しかし、工場の仮想会議の実行を計画することから、参加者にとってより魅力的で、記憶に残り、刺激的な何かを計画することへ、どのように移行しますか？
この記事では、仮想会議を成功させる要因と、優れた会議を主催する方法について詳しく説明します。イベントのコンテンツとテクノロジーを再考することから、重要なビジネス目標に戦略的に合わせるまで、これまでで最高の仮想会議を実現する方法をご案内します。
この記事の内容
- しかし、最初に、仮想会議とは何ですか？
- 仮想会議を主催することの長所と短所
- 5つの重要な仮想会議の主要業績評価指標
- 8つの仮想会議のベストプラクティス
しかし、最初に、仮想会議とは何ですか？
バーチャルカンファレンスは、すべてがメインのトピックやアイデアに焦点を当てた複数のセッションと経験を備えたオンラインの集まりです。複数のセッションがイベントのテーマを拡張し、ストーリーを語ります。講演者からネットワーキングイベントまで、仮想会議は、単一の焦点をより深く見ることでゲストを完全に引き込むことを目的としています。
仮想会議はウェビナーと比較されることがよくありますが、2つは非常に明確に異なるイベントタイプであることに注意することが重要です。
仮想会議は、志を同じくする参加者が共通の関心、キャリアの種類、ソーシャルネットワークを共有するという点でウェビナーに似ています。ただし、ウェビナーは1つの特定の焦点を中心としており、通常、教育、知識の共有、および専門家としての成長に使用されます。また、仮想会議とは異なり、ウェビナーには、プレゼンターと接続するために利用できるQ＆Aと投票のみを使用した聴衆との対話のオプションが限られています。
仮想会議は、聴衆を没頭させながら、体験にどのように参加したいかを決定するオプションを提供することを目的としています。
この一例は、カスタムスケジュールトラックです。カスタムスケジュールトラックを使用すると、参加者は独自の1日または複数日のイベントスケジュールを作成するオプションが提供されます。彼らはいくつかの異なるラインナップオプションから選択するか、DIYスケジュールで自分の冒険を選ぶことができます。
仮想会議は、さまざまなツールを使用してエンゲージメントの限界を押し上げることも目的としています。これは、投票、ライブQ＆A、チャット、イベントアプリ、コミュニティ機能、1：1チャットエクスペリエンスのように見えます。
仮想会議を主催することの長所と短所
バーチャルカンファレンスを主催する方法と、それがあなたのブランドにとって適切なタイプのイベントであるかどうか疑問に思っていますか？
本当のことをしましょう。仮想会議をホストすることには多くの長所がありますが、いくつかの短所もあります。仮想会議戦略の計画を開始する前に、次の利点を考慮に入れることから始めます。
仮想会議のプロ
- 柔軟なホスティング
- グローバルリーチ
- ワイドスピーカープール
- エバーグリーンコンテンツ
- 詳細なデータと指標
- イベント参加者の増加
- ロジスティクスが少ない
バーチャルイベントの最大の利点は、世界中からの参加者が自宅の快適さを離れることなく参加できることです。言うまでもなく、ストリーミングセッションは記録され、他のマーケティングコンテンツやオンデマンドコンテンツに再利用され、会議が終了してからずっと後のエンゲージメントが高まります。
また、エンゲージメントデータを毎分収集する仮想会議プラットフォームを使用すると、オーディエンスの旅についてより多くの洞察をすぐに得ることができます。このデータは、最終的にはより良いビジネス上の意思決定を行うのに役立ち、もちろん、より良い仮想会議を主催する方法を理解するのに役立ちます。
仮想会議の短所
- 対面式のイベントと比較して、エンゲージメントの機会が少ない
- 人間との接触/つながりの欠如
- 限られたスポンサーシップの機会
- 技術的ニーズの増加
- 過剰なデータ収集
人と人とのつながりと偶然の衝突は、イベント体験の重要な部分です。人と人とのつながりを仮想的に再現しようと試みたのと同じように、実際に誰かと知り合うことに勝るものはありません。スポンサーもこれを知っています。これは、特に対面式のイベントが戻ってくるときに、スポンサーを参加させるのを難しくする可能性があります。
イベントの参加者をつなぐ瞬間を見つけることに加えて、仮想会議には、セットアップに時間とリソースを要する、より多くのテクノロジーと計画が必要です。
最後に、仮想会議は大量のデータを生成します。データ収集を増やすことで、主要な目標を達成したか、意味のある影響を与えたかについての透明性と洞察を高めることができますが、データの解釈、データの衛生状態の監査、データを活用して意思決定を行う方法を理解することも同様に重要です。対象とする仮想会議戦略とKPIを事前に把握しておくと、ホストされているすべてのイベントを最大限に活用するのに役立ちます。
5つの重要な仮想会議の主要業績評価指標
仮想会議により、登録、出席、視聴者の関与、コンテンツの平均視聴時間など、より多くのデータと洞察を簡単に収集できます。これは、仮想イベントプラットフォームにより、マーケターがイベントをライブストリーミングするだけでなく、参加者を結び付け、魅力的な体験を促進できるためです。選択した仮想イベントプラットフォームは、参加者の旅を追跡し、マーケティングと販売の目標を達成するための洞察に満ちたデータの山を提供するのに役立ちます。
しかし、本当に必要なデータは何ですか？
仮想会議戦略の一環として、主要業績評価指標またはKPIを検討する必要があります。これらのパフォーマンス指標は、時間とリソースをどこに投資するかを絞り込み、目標を達成したかどうかを理解するのに役立ちます。以前にバーチャル会議を行ったことがある場合は、すばらしいです。以前のイベントはベンチマークとして機能します。
ただし、ゼロから始めて、仮想会議をホストする方法を理解するための支援が必要な場合でも、心配する必要はありません。次のイベントで追跡することを検討する必要があるいくつかの主要業績評価指標があります。
出席者登録と出席
多くの参加者は、後で見るために仮想イベントにサインアップします。実際、参加者の68％は、参加したイベントのコンテンツを再視聴していると答えています。このNetflixスタイルのオンデマンド視聴は、他のすべての仮想体験に溶け込み、ライブで視聴する緊急性が低くなっています。したがって、日付を設定する前に、登録総数（ライブとリウォッチの両方）またはライブ出席のみがイベントの成功の指標であるかどうかを判断してください。
参加者の満足度
会議を仮想ルートにするかハイブリッドイベントルートにするかを決定するときは、聴衆に答えを求めてください。あなたは視聴者を最もよく知っており、テレビプロデューサーがキャラクターの決定を行う前に視聴者を考慮するのと同じように、コンテンツの計画と制作の決定を行う前にイベントの視聴者を考慮する必要があります。
これを行うには、事前にあなたが正確にそれを提供できるようにあなたの聴衆が何を望んでいるかについての洞察を得るための会議調査。会議後の満足度についても同じことが言えます。仮想会議は頭の中で新鮮ですが、会議後の調査をスケジュールして、応答を可能な限りタイムリーかつ正確に保つようにしてください。
コンテンツエンゲージメント
注目の専門家やお互いとつながることを愛する聴衆のために、あなたがあなたの仮想プラットフォームが提供しなければならないすべてを利用することを確認してください。パーティーを始めるには、ゲストが行動を起こす必要のあるアクティビティを通じて、ライブと再生のエクスペリエンスを向上させることができる環境を作成します。
チャット、ポーリング、およびQ＆Aは通常、仕事を成し遂げますが、あなたの戦略は、ネットワーキングが行われるためのステージを設定することに本当に焦点を合わせる必要があります。結局のところ、会議はビジネスのつながりや刺激的な新しい機会が行われる場所でもあります。したがって、魅力的なアクティビティや機能を通じてこれらの会話をサポートする仮想空間を作成するようにしてください。
スポンサーシップのリードを生成する
毎年イベントプランをよりクリエイティブにすることは、すでに十分なプレッシャーではなかったかのように、仮想会議では、スポンサーシップに関しても、既成概念にとらわれずに考える必要があります。
バーチャルブースとスポンサーセッションが最も一般的なオプションです。ただし、スポンサーシップの存在感を本当に高めたい場合は、セッションの間に革新的な瞬間を含める必要があります。これは、あるワークショップセグメントから次のワークショップセグメントへの移行に役立つ一口サイズのビデオであるインタースティシャルのように見える場合があります。出席が必要なスポンサーシップオファリングを含む仮想スワッグバッグを送信することもできます。
何を選択する場合でも、スポンサーシップアクティビティには、各ゲストをマーケティング資格のあるリード（MQL）になるための召喚状が必要です。参加者がイベントをライブで見たからといって、MQLになるわけではありません。代わりに、イベントにとって高品質のMQLが何を意味するかを反映するKPIを選択し、そこから進む必要があります。
収益
結局のところ、投資収益率またはROIがすべてです。すべてが終わったら、仮想会議が利益を上げたことを証明する必要があります。物理的な会議ではなく仮想の会議を主催しているため、出張、ケータリング、ベンダーブースのコストはすでに削減されています。ただし、新しい仮想プラットフォームソフトウェアのサブスクリプションは言うまでもなく、これらの広告申込情報を視聴覚チームや制作チームなどの重要な追加と交換する可能性があります。
これらすべてがすぐに加算される可能性があります。多くのイベントプランナーは、スポンサーシップを通じて仮想会議に資金を提供することを望んでいます。チケットの販売は受け入れられ、多くの場合、体験の一部として期待されることを覚えておくことが重要です。チケットの売り上げは収益を増やすだけでなく、参加者に仮想会議が提供できる価値を教えてくれます。
あなたがすべてのマーケティングの約束を果たす限り、あなたのゲストは来年も別のチケットを支払うことにワクワクするでしょう。言うまでもなく、仮想会議の計画のこの側面から遠ざかってはいけません。それはあなたが持っている最も重要なKPIブースターかもしれません。
8つの仮想会議のベストプラクティス
ライブに移行する準備はできましたか？最高のバーチャルカンファレンスを立ち上げるのに役立つベストプラクティスのリストをまとめました。
1。技術を選択してください
優れたバーチャルイベントを開始するには、テクノロジーとツールを評価して、ライブ配信に必要なものがすべて揃っていることを確認する必要があります。仮想会議をライブストリーミングするのに役立つツールはたくさんありますが、視聴者にとってエクスペリエンスがどのように見えるか、どのように感じるかについて戦略的に考える必要があります。適切な仮想プラットフォームを選択できるように、参加者の考え方に身を置いてみてください。
次の質問を自問してください：
- クラス最高の参加者の旅をどのように想像しますか？
- イベントの内容はどのようになっていますか？
- 出席者はスピーカーやお互いにどのようにやり取りしますか？
- スポンサーはどのようにイベントにアクセスする必要がありますか？
- 講演者がセッションに参加するのはどの程度シームレスですか？
聴衆の視点から考えることに加えて、チームが仮想会議を計画および主催するプロセスを容易にするツールも必要です。
次のような機能を探すことをお勧めします。
- 参加者の登録と追跡
- イベント登録およびブランドカスタマイズツール
- 一元化されたアクセスしやすい仮想プラットフォームハブ
- オーディエンスエンゲージメントオプション（投票、調査、チャット、Q＆Aなどを考えてください）
- ブラウザベースの制作ツール
- メディアライブラリまたはストレージ
- オンデマンド視聴
2。会議の形式を検討してください
最近のVimeoの調査によると、回答者の70％が、ウェビナーは1時間以内である必要があると考えています。それが聴衆がウェビナーについてどのように感じるかであるならば、仮想会議もまた短い側にあるべきです。たくさんのコンテンツがありますか？仮想セッションとプログラムが満載の成功した数日間のイベントを開催しましたか？それも素晴らしいです。聴衆の注意を引く仮想会議体験を作成するには、代わりに最大のヒットに焦点を合わせるために実行時間を短縮することをお勧めします。
1時間以上のセッションで仮想会議をホストすることについてまだ強く感じている場合（そして、それが聴衆に役立つことを証明する他のイベントからのデータがある場合）、私たちはあなたの言うことを聞きます。ただし、視聴者の期待が変わったことを覚えておく必要があります。過去数年間にオンラインで過ごす時間が長くなった後、多くの人がデジタル疲労に苦しんでいます。
それ以来、多くの仮想会議は、ライブではなく事前に録音されています。事前に録音されたセッションは、これまで主力とは見なされていなかったかもしれませんが、今では多くのイベント専門家にとって好まれ、成功する戦略になっています。参加者は、会議に満足しているときに会議をより自由に視聴できるため、質の高いエクスペリエンスと双方のエンゲージメントが得られます。
つまり、セッションの長さに関しては、1、2年前に機能していたものが、今年は機能しない可能性があります。
3。会議のコンテンツを選択してください
最近、仮想会議専用に作成された事前録画ビデオの増加が見られました。そして、正当な理由があります。スケジュールされた番組に素敵なタッチを加え、会議が終わった後に再視聴する機会をたくさん提供し、ライブビデオよりも創造的な表現の機会を提供する可能性もあります。
キャッチは、会議用のビデオコンテンツの作成に時間と制作予算がかかることです。ただし、会議のコンテンツを選択する際には、ビデオが最適な方法であると確信しています。グラフィック、スライドショー、ビデオ、複数のライブスピーカー、インタースティシャルコンテンツを使用してイベントコンテンツを表示するさまざまな方法を追加すると、単一の静止画像やスライドショープレゼンテーションではなく、ダイナミックで魅力的なエクスペリエンスを作成できます。
また、従来のスライドなどのツールは有益なセッションに最適ですが、少なくとも、実行時間が与えられると、ビデオが注目を集める期間が長くなることはわかっています。また、単一のPDFが単独で提供できるよりも詳細な情報を伝達する方法も提供します。ビデオ会議のコンテンツは、インフォグラフィックでは不可能な方法で、エキサイティングな講演者、最高のパートナー、お気に入りのクライアントのショーケースを提供できることは言うまでもありません。
それでもわからない場合は、聴衆の行動を確認し、その情報を使用して、聴衆に最適な会議コンテンツを選択してください。
4。アップグレードインタラクション（参加者とスポンサー向け）
つまり、チャットボックスがあります。すごい！参加者はQ＆Aを介して質問を送信できます。素晴らしい！しかし、出席者は互いにつながりますか？彼らはスポンサーと交流していますか？またはさらに良いことに、自宅の参加者は仮想会議の一部ですか？
視聴者を本当に没頭させ、エンゲージメントを高めるには、意欲的な参加者を画面に表示することが重要です。直接のQ＆Aセッションの場合と同じように、イベントに貢献する機会を彼らに与えます。これにより、基本的なチャットエクスペリエンスが向上し、実際のネットワーク機能が促進されます。
特にスポンサーにとって、エンゲージメントを向上させる簡単な方法は、参加者がイベント中に自由にアクセスできるように、いくつかのデジタルブレイクアウトスペースを作成することです。彼らは個人が1対1でつながるのを助けるだけでなく、ブレイクアウトスペースはあなたのパートナーによって後援され、運営され、または出席されることもでき、それは彼らの可視性を高めるのにも役立ちます。
一言で言えば、オープンスペースを作成し、参加者が参加する方法を選択できるように最善を尽くします。
5。高品質のスピーカーを探す
参加者の64％が、質の高い注目の会議スピーカーを見ると、イベントへの登録が促進されることに同意していることをご存知ですか？しかし、本当に高品質のスピーカーとは何ですか？
バーチャル会議の設定でスピーカーを間近で個人的に見ることで、カリスマ性と自信がその古き良きエンゲージメントを維持するための鍵となります。優れたタイトルの優れた会社の講演者を迎えることはできますが、彼らが刺激的なセッションを提供できない場合は、聴衆を失うことになります。
多くの場合、イベントの専門家は仮想コンテンツについてスピーカーと協力します。これには、タイムリーに質問に回答することで緊密に連携すること、改訂リクエストを行うこと、メインイベントに向けてすべてのスピーカーを準備することに加えて、優れたスピーカー体験を提供することが含まれます。
仮想化する場合、主題がどれほど多様であっても、会議によってすべてのスピーカーに統一されたエクスペリエンスが提供されることが期待されます。連続したニュースセグメントやシーンごとの映画を見るのと同じように、仮想会議では、各スピーカーのコンテンツを1つのまとまりのあるストーリーにまとめる必要があります。そして、ステージ上のスピーカーから離れた講義室の長さではなく、ストーリーはコンピューター画面の前面と中央に配置されています。つまり、細部がすべて表示されているということです。あなたのチームは、それぞれの微細な要素を刻々と形作り、それが美しくまとめられるようにする責任があります。
言うまでもなく、視聴者の夢のラインナップを構築したい場合は、プロセスを合理化するための適切なツールが必要になります。これには、オファーの送信、プレゼンテーションのレビュー、グループ全体の整理、およびその間のすべてが含まれます。これが、合理化されたワークフローとタスクの自動化を提供する仮想プラットフォームツールを保護する必要があるもう1つの理由です。そうすることで、あなたとあなたのチームはスピーカーのコミュニケーションを一元化することに集中でき、ゲストとその資料が最良の形であるようにし、仮想会議内で可能な限り最高のコンテンツ体験を提供できます。
6。イベントサポートに投資する
これは一部の人にとってはショックかもしれませんが、仮想会議は単なるプラグアンドプレイの状況ではありません。多くの場合、リモートスピーカー、出席者の帯域幅をサポートし、テレビ番組のように実行するために制作チームが必要です。制作チームが必要かどうかはどうやってわかりますか？自問してみてください：
- セッションの一部として、またはセッションの間にビデオを含める予定ですか？
- プレゼンテーションを共有しているリモートスピーカーはありますか？
- ライブコンテンツと事前に録画されたコンテンツをミックスする予定はありますか？
- 音楽を再生したり、画面に何らかのグラフィックを表示したりする予定はありますか？
- マイクは必要ですか？複数のカメラ？プロンプター？
- ストリーミングのトラブルシューティングを行うためにスタンバイ状態の人が必要ですか？
これらの基本的な仮想の質問に「はい」と答えた場合は、制作チームに投資して、イベントテクノロジーのあらゆる側面の設定、トラブルシューティング、リハーサル、バックアップを支援することを強くお勧めします。
7。フィードバックのフォローアップ
イベントは終了し、観客は楽しんでいたようです。さて何？
次回、さらに優れた仮想会議を作成したい場合（そして、これを読んでいる場合は、そうしていることを私たちは知っています）、すべての参加者から積極的にフィードバックを求めるときです。この演習をできるだけ役立つものにするための最良の方法は、イベント後の調査でより良い質問をすることです。
より良い質問をするために、イベントの全体的な経験と展望について、出席者、ベンダー、スポンサーについて知ることに焦点を合わせてください。フィードバックを実用的なものにするために、感情に基づく質問（「イベントを楽しんだか」など）から離れて、プロセスがどのように行われたかについての実用的で本質的な詳細に傾倒することをお勧めします。
たとえば、より多くの申し込みやイベント登録を取得することが目標である場合は、登録の経験に関連する質問をすることを検討してください。仮想プラットフォームにアクセスするための全体的な電子メール通信は簡単に追跡できましたか？これらの質問は少し技術的に思えるかもしれませんが、仮想ツールの成功を測定するのに役立ちます。
また、イベントプランナーには、何を改善する必要があるかを尋ねることをお勧めします。経験豊富なイベントの専門家として、私たちは当然、私たち自身の理由でプログラムの側面の変更に抵抗する可能性があります。しかし、仮想会議と今日のユニークな出席者のプロファイルでは、フィードバックに基づいて行動することが不可欠です。フィードバックを変化の機会として活用し、成長のための新しい機会にアクセスし、イベント参加者から提供されたアドバイスに従って、来年をさらに改善します。
8。オンデマンド視聴でコンテンツを再利用する
すべての仮想参加者の半数以上（68％）が、過去に登録したイベントのコンテンツを再視聴していることを共有しています。それがバーチャルカンファレンスの素晴らしいところです。それは生き続けています。体験が1つで行われる対面イベントとは異なり、仮想会議のコンテンツは、今後何年にもわたって再視聴および再利用できます。
オンデマンドエクスペリエンスを向上させるには、仮想コンテンツを利用してマーケティングキャンペーンを補完または開始することを検討してください。これには、ゲート付きの電子書籍、ホワイトペーパー、顧客のケーススタディとハイライト、ヒントとコツ、来年のイベントのランディングページの引用へのLinkedInビデオクリップなどが含まれます。
再共有する価値がわからない場合は、バーチャルイベントのデータと参加者からのフィードバックをご覧ください。これらの2つの貴重な情報源を並べて評価すると、何が機能し、何が機能しなかったか、視聴者が本当に何を愛していたかが明確にわかります。
誰が知っているか、あなたはこれらのテーマだけに基づいてまったく新しい会議を作成するように刺激されるかもしれません！