ポストプロダクションに携わる私たちの多くは、クリエイティブであるだけでなく、自分自身の小規模ビジネスを運営する責任もあります。それがあなたとあなたの顧客だけであることを意味するか、あなたと数人の従業員であることを意味するかにかかわらず、物事のビジネス面を効果的に管理することは常に困難な作業です。
40 時間の映像を撮影し、それを選別して、クライアント向けに強力な 3 分間のナラティブを作成するのに問題はありません。しかし、日々のクライアント業務に取り組み始めた当初は、時間を把握し、フォローアップ メールのスケジュールを設定し、後で発生する避けられない技術的ニーズに対処する方法を理解するのに苦労しました。
以下では、小規模なポストプロダクション ビジネスを効果的、リモート、コスト効率よく運営するためのヒントとテクニックをいくつか紹介します。
あなたは、プロジェクトの 2 つの主要なコンポーネントを担当します。そのプロジェクトのメディアと、ロックを解除する鍵となるプロジェクト ファイル。
バックアップがあることを確認してください
メディアとプロジェクト ファイルの最初のルールは、すべてのバックアップを必ず作成することです。私にとって、これは 2 つのうちの 1 つを意味します。これを次のように分類します。
メディアが比較的最小限で、500 ～ 700 GB 相当の素材未満である小規模なプロジェクトの場合は、そのメディアを内蔵ハード ドライブに保存し、Dropbox、Google Drive、Box などのサービスを使用してそのメディアをクラウドの宛先に同期します。さらに、そのプロジェクトのプロジェクト ファイルをメディアとともに保存し、クラウドの保存先にもバックアップします。
私の iMac には大きな 8 TB SSD が搭載されており、大規模な Dropbox アカウントに十分な容量があるため、内部ハード ドライブと言っていることに留意してください。ただし、外部 RAID または外部 NVME SSD をプライマリ Dropbox またはクラウド ストレージの場所として使用している可能性があり、この例でも同様に問題ありません。
大規模なプロジェクトのバックアップ
メディアが大幅に大きく、内蔵ハード ドライブに簡単に収まらない大規模なプロジェクトの場合は、プロジェクトまたはクライアントに属する外付けハード ドライブにメディアを保管します。ただし、プロジェクト ファイルはクラウド ストレージ サービスと同期するフォルダーに残ります。この方法を使用すると、クライアント プロジェクトがその単一のプロジェクトまたは単一のクライアントに属するハード ドライブ上に存在するため、クライアント プロジェクトを追跡することが容易になります。
クラウド ストレージについて少し話しましょう。他の記事でクラウド ストレージ サービスの比較について詳しく説明している可能性があるため、ここでは詳しく説明しません。私が個人的に Dropbox を使用しているのは、無制限のアカウントの月額料金が許容範囲内であること、また、共同作業者の多くがすでに Dropbox ユーザーであることがわかったためです。さらに、無制限の Dropbox アカウントには 3 つのシートが付属しているため、コストを増やすことなく、必要に応じてさらに 2 人の共同編集者を招待または削除して、Dropbox チームで共有することができます。
ここで最も重要なことは、プロジェクト ファイルは安全であり、何らかの偶発的な損失が発生した場合に回復できる場所にバックアップする必要があるということです。 Dropbox には、フォルダの巻き戻し機能があり、削除されたファイルは 180 日間保存され、復元できます。
コラボレーターとメディアを共有する
プロジェクト ファイルをクラウド ストレージ フォルダーに保存する理由は、そのフォルダーを必要に応じて共同作業者と共有できるためです。 LucidLink などを使用してこれが行われるのを見たことがあるかもしれませんが、Dropbox や他のクラウド ストレージ サービスでも同様に機能します。
ポストプロダクション ビジネスを設計するときは、共同制作者と迅速かつ簡単に作業できる方法を考えてください。コストを重視する場合は、ユーザーやデータの追加に対してペナルティが課されないシステムを選択してください。私にとって、これは Dropbox です。コストのペナルティなしでいつでも新しいチーム メンバー 2 人を自分のアカウントに追加できます。複数の共同編集者に同時にアクセスできるようにしたい場合は、ビジネス アカウントで新しいメール アドレスを作成し、Dropbox ユーザーの 1 人として有効にできます。これにより、そのメールの認証情報を提供した人は誰でも Dropbox フォルダにアクセスできるようになります。
この記事では、Dropbox の使用方法について詳しく説明します (将来の記事はまだ公開されていません。将来、この記事をハイパーリンクで更新するだけかもしれません)。
プロジェクトの組織
独自の折りたたみシステムやサブフォルダーを作成し、プロジェクトに名前を付ける方法や、クライアントに付けるコードネームを考え出すこともできます。私の場合、これをできるだけシンプルにしています。私はすべてのプロジェクトの参照コードとして YY-MM を使用します。これにより、プロジェクトが時系列に整理されますが、積極的に考えすぎることはありません。
組織での日付の使用に関する注意:年、月、日の順に続く形式を使用する必要があります。つまり、YY-MM-DD となります。その理由は、数年にわたるジョブを実行する場合、作成された年に関係なく、5 月にジョブを開始した時間はすべてまとめられるためです。
この方法により、古いプロジェクトをコールド ストレージ フォルダにすばやく簡単に分類することもできます。
リモート アクセス
ポストプロダクション ビジネスを運営する一環として、たとえデスクから離れることに決めたとしても、作業が決して止まることはないことをご存知でしょう。もちろん、十分な休息と自由時間を確保する必要がありますが、必要に応じてマシンにリモートからアクセスできるようにする必要もあります。私は自宅から離れたオフィスで仕事をしているため、頻繁にリモートでコンピュータにアクセスして、忘れたファイルを取得したり、自宅からは設定できないレンダリングを設定したりします。
リモート アクセスを検討する場合、いくつかのルートがあります。個人的には、本当に「リモートで働く」つもりはありません。私はリモート アクセスを、必要なファイルに遠くから確実にアクセスできるようにするために必要なツールだと考えていますが、実際にリモートで編集するつもりはありません。この場合、私にとって完璧なツールは Chrome リモート デスクトップです。無料であるだけでなく、私はすでに Google と Chrome ユーザーなので、既存のワークスペースと完璧に連携します。
以前はTeamViewerを使用していました。気に入りましたが、予定している使用方法に対してサブスクリプションの価格が高すぎます。
コミュニケーション
ポストプロダクションの世界ではコミュニケーションが鍵となります。共同作業者、取り組んでいるプロジェクトのチームメンバー、外部のクライアントやベンダーと通信する必要があります。つまり、コミュニケーションツールがたくさんあるということです。コミュニケーションのための効果的なヒントをいくつか見つけました。
メール
スーパーヒューマンについて聞いたことがない場合は、ぜひチェックしてみてください。私はこれをテストしましたが、非常に感銘を受けました。結局、私はサブスクリプションを継続しませんでした。なぜなら、稼いだ時間は支払うコストに見合っていないと感じたからです。また、Inbox Zero コンセプトの支持者として、メールを支援するサービスは必ずしも必要ではありません。そうは言っても、私はこれを必要としている人を何人か知っています。
電子メールに関して何をするにしても、重要なことが 1 つあります。 1 つのメール アドレスを使用するか、複数のメール アドレスを使用するしかない場合は、Mail、Outlook、Superhuman、または同等のもののいずれであっても、すべてのメール アドレスが 1 つのプラットフォームに存在するようにしてください。
チャット
残念ながら、チャット アプリは私にとって克服すべき最大の課題でした。私は現在、Slack、Discord、Facebook Messenger、Whatsapp、GChat を監視しなければなりません。これは単にチャット アプリが多すぎて注意を払う必要がありません。今のところ、これらのチャットすべてを 1 か所にまとめるための簡単な解決策が見つかりません。
そのことを念頭に置いて、チャットを使用してクライアント、ベンダー、またはコラボレーターと話すことを計画している場合は、Discord を最善の策として強くお勧めします。複雑なログインプロセスを必要とせず、Slack と同じ機能がすべて備わっています。私は熱心な Slack ユーザーでしたが、徐々に Discord に移行しており、最終的には時間をかけてすべての Slack チャンネルを Discord チャンネルに移行したいと考えています。
電話
Mac および iPhone ユーザーの場合は、コンピュータで Wi-Fi 通話と FaceTime オーディオを利用していることを確認してください。電話をかける必要があるときはいつでも、モバイル デバイスを使用するのではなく、コンピュータから直接電話をかけることができます。これにより、Instagram や TikTok など、際限なくスクロールするモバイル デバイスの気が散りやすいものを減らすことができます。
ビデオ会議
最後に、ビデオ会議が必要になる可能性があります。 Zoom はこのための主要なツールであり、本当に優れています。 Google Meet を何度か使用しましたが、ビデオの品質が低く、使いやすさが難しいと感じました。
Zoom を 1 対 1 のビデオ会議にのみ使用する場合は、サブスクリプションは必要ありません。 Zoom ユーザー向けに私が提案している 1 つのコツは、個人リンクを使用して常に開いている Zoom ルームを設定し、常に画面共有が有効になるように設定をプリセットすることです。
私は、Zoom リンクのコピーを常にコンピューターのメモ帳に保存して、そのリンクをチャットにすぐにドロップして、共同作業者にすぐに通話に参加するよう依頼できるようにしています。
Slack や Discord を使用している場合は、組み込みの素晴らしいビデオ チャット機能も遠慮せずに使用してください。必ずしも別のアプリケーションが必要なわけではありません。可能な限り簡素化してください。
組織システムを作成する
電子メール、コンピュータ アクセス、メディア、プロジェクト ファイルに注意を払うのに十分でない場合は、実行する必要がある作業を追跡するのに役立つ、ある種の組織システムについても検討する必要があります。
幸いなことに、世の中には優れたアプリがたくさんあり、そのほとんどは無料で使用できます。私はすべての仕事を追跡するために 3 つのことを組み合わせて使用していますが、これは少し型破りです。プロジェクトを追跡し、コストを予測し、Airtable を使用するときに何をする必要があるかを監視します。私は、仕事に出した入札、アクティブなローテーション中のプロジェクト、および完了したプロジェクトを追跡するテーブルを設定しました。 Airtable は高速で使いやすく、すぐに検索できます。
デジタル ノート
メモを取るために私はSublimeを使用しています。 Notion のような優れたメモアプリがたくさんあるため、これはおそらく最も型破りな選択肢の 1 つです。ただし、私は物事をできるだけシンプルにすることを好みます。Sublime は私にとってその目標を達成します。私は Sublime を常に開いた状態にして最小化しており、必要なときにすぐにソフトウェアにタブでアクセスし、ホットキーを押して新しいページを表示し、入力を開始するだけで済みます。手間もかからず、件名の見出しもなく、いかなる遅延もなく、ただ入力するだけです。私にとって、これは迅速かつ効果的に機能します。 Sublime で取ったメモは通常、後でそのクライアントまたはプロジェクトに接続する Airtable の適切なセルにコピーされて保管されます。
最後に、請求と簿記には QuickBooks Online を使用しています。完全に無料の請求および請求書発行ソフトウェアを見つけることはほとんどないでしょう。私は、Wave とともに Bill.com とも協力してきましたが、個人的には QuickBooks Online がその中で最高だと思います。唯一問題があるのは請求書テンプレートです。このテンプレートでは、最新の見た目の請求書を作成して送信するための十分なカスタマイズが提供されていないと感じています。
QuickBooks Online は、ほとんどの会計ソフトウェアと同様に、損益レポートの作成、将来の予測、請求金額、誰がいつ何を借りているかを追跡するのに役立ち、ACH やクレジット カードでの支払いも受け入れることができます。さらに、時間を正確に追跡したい場合は、QuickBooks Online に新しい時間追跡ツールが用意されています。
ワークフローを簡素化する
たくさんあるように聞こえるかもしれませんが、実際、これは私が OWC のために書いた記事の中で最も長い記事の 1 つです。しかし、実際には、どんなに小さな会社であっても、会社を経営するのは大変な仕事です。自分のポストプロダクション会社を運営する上での詳細を理解するのに苦労している人に私が提供できる最も重要なアドバイスは、やっていることすべてを簡素化することです。
始めたばかりの頃は、あらゆる種類のスプレッドシートやさまざまな時間追跡ツールを使用し、Dropbox やクライアント フォルダーの管理を誤っていたため、全体的に生活が困難になりました。システムを簡素化して初めて、1 日を通して時間を節約できるようになりました。そして最終的に私にとって最も効果的だったのは、少しコンピューターから離れ、普通の紙とシャーピーを使って作業内容を記録することです。毎日オフィスに出勤するときにやるべきことを書き留めることで、その日に達成したいことを達成するための前向きな意図が設定され、やらなければいけないとわかっている重要だが退屈なタスクを回避するのを防ぐことができます。