チームのコミュニケーションに関しては、スピードが最も重要な要素になることがあります。忙しい組織は、単純な30分の会議を主催することで、集合的に何時間もの作業時間を節約できます。 Slackのような電子メールおよびインスタントメッセージソリューションは、日常の内部コミュニケーションの頼りになるオプションですが、それらにも欠点があります。
ビジュアルラウンジのこのエピソードでは、TechSmithのマーケティング担当副社長であるSherri Powersが、ビデオ通信がどのように時間を節約できるかについて話します。
短いビデオや簡単な画面の記録は、多くの場合、電子メールや直接の会議よりも迅速かつ効率的にメッセージを伝えることができます。 Sherriはこのエピソードの計算を分析して、動画を採用した場合にどれだけの時間を節約できるかを示します。
良好なコミュニケーションの重要性
特に複数の部門を持つ大規模な組織の場合、どの組織でもチームとの良好なコミュニケーションは常に必須です。ただし、これは企業が必要以上に簡単に多くの時間を費やすことができるものです。
TechSmithのマーケティング担当副社長として、Sherriは、メッセージを伝えるために複数の部門、リーダーシップ、および一般的なチームと協力することがどれほど難しいかを最もよく知っています。最大の課題の1つは、時間と簡単な会議にかかる時間です。
それだけでなく、誤解の余地がないように、メッセージが明確に伝わっていることを確認する必要もあります。そのバランスを正しくとることは、芸術の形のように感じることができます。
データを使用してポイントをバックアップする
特にマーケティングに関しては、冷静な数字であなたが言っていることをバックアップできる必要があります。
会社の成長やマーケティングの可能性について別の部門と話す必要がある場合、あいまいな言葉は機能しません。それらのポイントをバックアップできる必要があります。
シェリーは、重要なのは事実と数字を示すためにビジュアルを使用することであると言います。彼女は、データを使用し、画面上にデータを視覚的に表現することが、ポイントを家に持ち帰る最良の方法であると提案しています。
優れたビジュアルを作成するものは何ですか？
ビジュアルが効果的であることをどうやって知っていますか？シェリーは、「それは仕事を成し遂げますか？」と尋ねると言います。内部コミュニケーションに関しては、あなたの聴衆はすでにあなたと同じページにいます。したがって、ビジュアルは派手で洗練されている必要はありません。明確にする必要があります。
Sherriは、特に顧客向けのコンテンツの優れた鮮明なビジュアルを高く評価していますが、最終的には明確にする必要があります。
動画がメールよりも高速になる理由
私たちのほとんどは、簡単なメールの作成について二度と考えませんが、複雑なことを伝えている場合、それは迅速な メール？
メールを送信するときは、メールの作成、校正、タイプミスの修正、すべてが明確になっていることの確認に時間がかかります。その後、返信を待つ必要があります。複雑な要求や指示に遭遇する必要がある場合、その意味が途中で失われる可能性があります。これは、少し前後することを意味する可能性があります。メールの作成には多くの過度の磨きがかかります。
Sherriは、3〜4分の画面録画ビデオを作成する方が、すべてを電子メールに入力するよりもはるかに高速であることを発見しました。
ウェブサイトの新機能など、誰かに何かを物理的に見せなければならない場合、ビジュアルははるかに効果的です。
動画を作成するタイミングを知る
Sherriは、ここでの課題の一部は、動画を作成するタイミングと動画のスタイルを知ることであると考えています。
トピックを深く掘り下げる必要がある、または今後数年間参照される予定のビデオが必要な場合、彼女はそれにもう少し時間を費やします。
彼女はそれにもう少し洗練されたスクリプトを与えるか、PowerPointプレゼンテーションと組み合わせるかもしれません。時間を節約するために作成されたすべてのビデオを急いで作成する必要はありません。それでも長期的には時間を節約し、繰り返しを避けるのに役立ちます。
動画作成スキルの構築
日常業務でビデオを使用する人でさえ、その過程でまだ多くのことを学ぶ必要があります。 Sherriは動画をよく使用していますが、これを「動画制作への成長の旅」と表現しています。
動画で実際に節約できる時間はどれくらいですか？
Sherriは、会議が実際にチームにかかる時間を把握するのに役立つ、ナプキンの数学のいくつかを共有しました。
25人のスタッフとの30分間の会議には、合計で約12時間半のチーム時間がかかります。ただし、これを1.5スピードで視聴する10分間の動画に置き換えると、時間を大幅に短縮できます。
動画から始める
チーム向けにこれまでに動画を作成したことがない場合はどうなりますか？ Sherriは、GoogleスライドまたはPowerPointのいずれかでプレゼンテーションを行ったことがある人なら誰でも、ビデオを作成するためのツールをすでに持っていることを強調しています。最初は少し怖いかもしれませんが、Sherriは簡単な方法で始めることができます。
ビデオで人々が心配することの1つは、間違いを犯すことです。しかし、ビデオの本質は、会議やプレゼンテーションとは異なり、それらの間違いを編集できることを意味します。
結果？不要なものを削除できるため、よりスムーズで流動的なプレゼンテーションが可能になり、全員の時間を節約できます。
ビデオから始めることは、威圧的である必要はありません。完璧である必要はありません。 Sherriのアドバイスは、小さなことから始めて、最初に自分で試してみることです。職場でのビデオ作成の世界を探索するのが初めての場合は、TechSmithAcademyに素晴らしい無料のリソースがいくつかあります。
専門家のアドバイスやヒントについては、YouTubeのTechSmith Academyにアクセスするか、ポッドキャストを聞いてください。