情報がグラフィカルに表示されると、ほとんどの人はそれをより速く、よりよく理解します。絵文字、GIF、スクリーンショット、およびビデオは、日常会話で一般的になっています。職場でもそうです。
以前は、私たちのほとんどが一般的なオフィス環境で働いていたときに真実でしたが、今でも、私たちの多くがリモートチームまたはハイブリッドチームで働いているときです。その結果、企業がグラフィックスとビデオを採用することはさらに重要になります。なぜこれほど多くの企業が、リモートで通信するために長い電子メールと無限のZoom通話に依存しているのですか？
「それが私たちがいつもやってきた方法であり、それは完璧に機能します！」ほとんどの企業、CEO、およびマネージャーにとっての簡単な答えです。しかし、ここに問題があります。昨日は機能したものが、今日は機能しない可能性があります。特に、より効果的な代替手段がある場合はそうです。
手順の革新やアップグレードに遅れをとっている企業は遅れをとることになります。同僚とオンラインで交流するための新しくてより良い方法を見つけるには、ハイブリッド作業が必要です。グラフィックスとビデオは、効率的な職場のコミュニケーション（リモートまたは対面）に不可欠です。特に従業員が新しい作業環境に順応するのに十分な時間がない場合、企業はリモートチームとのコミュニケーションが難しいと感じるかもしれません。
チームがスペースを共有するときに発生する個人的なつながりはなくなります。これは誤解や偽情報への扉を開きます。現在、チームチャットプラットフォームとメールが人気ですが、ビジュアルコミュニケーションは、離れた場所にいる従業員を同じページに留めるためのもう1つのアプローチです。
画像は千の言葉を簡潔かつタイムリーに伝えることができます。消費者の40％は、テキストよりも写真を好みます。これが、リモートで作業することを余儀なくされたチームが連絡を取り合うために、より視覚的なコミュニケーションを使用する必要がある理由です。
わかりました。変化は難しい。あなたはあなたの皿にたくさんあります。あなたのチームはぎゅうぎゅう詰めです。また、写真やビデオの作成方法を学ぶことは（特にこれまでに行ったことがない場合）、威圧的になる可能性があります。
しかし、多くの状況で、長くて退屈なメールを入力するよりも、プロ品質の画像や動画を作成してコミュニケーションをとる方が簡単だったとしたらどうでしょうか。
はい、そうです！
そして何よりも、非同期通信はあなたのビジネスと人々に適しています。生産性が向上し、エラーが少なくなり、フィードバックループが回避されます。
さらに、担当者はこれまで以上に積極的に関与するようになります。
多くの企業や大学は、Covid-19によってもたらされる不確実性のために、労働者にリモートで働くように促しています。米国の労働力の25％以上がすでに少なくとも一部の時間は自宅で働いているため、新しい制限により、多くの従業員とその上司が初めてオフィスを離れて仕事をすることを余儀なくされます。
一般に、事前に明確なリモートワークポリシーとトレーニングを設定することをお勧めしますが、このレベルの準備は、危機やその他の急速に変化する状況では不可能な場合があります。幸いなことに、マネージャーが準備する時間が限られている場合でも、リモートの従業員のエンゲージメントと生産性を高めるためにマネージャーがそれほど努力することなく実行できる特定の調査ベースのアクティビティがあります。
ビジュアルガイドを活用する方法を探りましょう
1。 ビデオを使用して会議を置き換えることができます
純粋な情報会議では、たとえその場所が仮想であっても、全員が同時に出席する必要はありません。迅速な入力やブレーンストーミングを必要としないチームと共有する知識がある場合は、予定をビデオに置き換えます。
会議はもう必要ありません。言いたいことを正確に書いて、中断することなく他の人と共有したり、会話を軌道に乗せたりすることができます。
提示するスライドがある場合は、さまざまな代替手段を使用して、ナレーションとして画面を記録します。スライドはありませんか？問題ありません。 Snagitは、Webカメラを録画して、ビデオにさらにパーソナルなタッチを加えることができます。ブレーンストーミングセッションを計画していますか？
ミーティングの前に、その場でアイデアを思いつくのではなく、アイデアを思いつくために必要なすべての情報を提供します。このプレゼンテーション方法は、チームの時間をより考慮したものです。今すぐ素材を知る必要がなければ、暇なときに映画を見ることができます。復習が必要な場合は、いつでも戻ってもう一度表示できます。
さらに、コメントが必要な場合や質問がある場合は、直接あなたのところに来ることができます。
私たちの経験によれば、通常1時間続く会議は、20分（またはそれ以下）のビデオに短縮できます。これはかなりの時間を節約できます！
2。視覚的なフィードバックを可能にする
あなたはおそらく似たようなことをしているので、これはオフィスやリモートインタラクションで画像を使い始めるための最も優れた方法の1つです。
ほとんどの人は、他の誰かが書いた文書を校正して改訂しなければなりませんでした。私たちはそれを印刷し、赤いペンを取り出し、提案された調整が行われるべき印刷されたページにメモを書きます。
3。常緑のオンボーディングと専門トレーニングのコンテンツを作成する
新入社員には、新しいポジションで成功するためのツールと情報を提供する必要があります。遠隔地での対面トレーニングは困難ですが、ビデオやビジュアルのトレーニングコンテンツを作成することは、それらを正しい軌道に乗せるのに大いに役立ちます。
グラフィックとビデオのコンテンツは、初日のトレーニングから継続的なスタッフの育成まで、あらゆるものに適しています。
4。オンボーディングとトレーニングのコンテンツ
人事システムの使い方やネットワークへのアクセス方法を学ぶのに便利です。新入社員の最も一般的な質問の4つ（または6つ、または10つ）に答える小さなビデオを作成することもできます。また、完全にスケーラブルです。ハウツーガイド、タスクエイド、および短いトレーニングビデオは、1人、100人、1,000人、またはそれ以上の従業員が使用できます。
これは、小さなビジネスでもより理にかなっています。トレーニングをしていないときでも、トレーニングコンテンツが役に立ちます。仕事から離れる時間を減らし、他のプロジェクトにより多くの時間を費やすことができます。モジュールの1つとしてLMSを含む堅牢な知識管理システムを採用すると、ここで役立ちます。
5。ピアツーピアのトレーニングと支援（別名、社会的学習または非公式のトレーニング）を提供する
私たちが自分たちのトレーナーを考慮していなくても、私たちのほとんどは私たちの職業生活の中で何かをする方法を示さなければなりませんでした。
不在メッセージを電子メールに含める方法のデモンストレーションから、仮想会議アプリケーションのマイク設定の調整まで、何でもかまいません。
誰かが支援を必要とするときはいつでもズーム会議に参加する代わりに、プロセスを示す簡単なスクリーンキャストビデオを作成します。または、いくつかのスクリーンショットを撮り、ステップバイステップガイドを作成します。言葉とは対照的に、ビジュアルはより強い反応を引き出します。それらはユーザーがコンテンツと対話することを奨励し、感情的な反応は情報の保持に影響を与えます。視覚的記憶は、感情が分析される脳の内側側頭葉に保存されているため、感情もそこに保持されます。
視覚入力と感情的反応は脳内で簡単にリンクされ、2つが組み合わさって記憶を生み出します。ネガティブな視覚的描写は、強い感情的な反応を引き出すのに特に効果的です。
コースの作者が視覚的な比喩を使用する場合、抽象的な主題でさえ視覚的な恩恵を受けることができます。 eラーニングコースでは、視覚的な比喩を使用して、生徒が感情を伝え、同様の感情的な反応を引き出すのを支援します。
1日の時間を節約し、同僚が復習を必要とするときに貴重な参考資料を提供します。
6。技術的な質問にすばやく回答する
ITスタッフの最もよくある質問のためのハウツーとジョブエイドを作成すると、時間と労力を節約できます。次に、リクエストが届くと、回答が用意されます。
ビジュアルとビデオは、より複雑または一般的でない質問にも役立ちます。ユーザーに問題や要求がある場合、ITチームは、どこに行くか（解決する方法）と問題を解決するために何をすべきかについてのスクリーンショットを撮ることができます。または、さまざまな代替案や可能な修理について説明するスクリーンキャストビデオを作成します。テクニカルサポートとカスタマーサポートの両方が利用可能です。
これはユーザーにも有効です。誰かが突然奇妙な新しいエラーメッセージを受け取りましたか？スクリーンショットを撮り、それをIT部門に電子メールで送信できます。彼らは何が悪いのかを理解し、それを修正して作業状態に戻します。
または、ソフトウェアアプリケーションがクラッシュし続ける場合は、インシデントの前に実行したアクションを画面に記録して、IT担当者が問題を特定して解決できるようにします。
7。リモートチームの場合：プレイブック
誰もが迅速にリモートワークに移行する必要がありました。その結果、従わなければならない手順を理解するのが難しい場合があります。
従業員の不安を和らげるために、次のことを説明したプレイブックを書くことができます。
- どのツールを使用しますか？
- 通信メカニズムはどのようになりますか？
- チームのメンバーにはいつ、どのように連絡できますか？
プレイブックは、会社の全員が同じページにいて、一緒に作業できるようにするための美しいツールです。テキストが多いですが、グラフィックやアイコンの余地もあります。
これにより、アイコンを使用して紙のより重要な場所に目を向けることができるため、読みやすさが向上します。プレイブックを作成することの予期しない利点は次のとおりです。ブログに投稿したり、潜在顧客を生成するためのホワイトペーパーとして、またはバイラルコンテンツとして投稿したりできます。
大多数の企業はあなたと同じ船に乗っています。彼らは、リモートワークに適応し、他の人からアドバイスを求める方法がわかりません。
8。デザインプレゼンテーション
リモートチームを担当するときは、全員と連絡を取り合うことが重要です。そのため、ビデオ会議に多くの時間を費やすことになります。
ビデオ会議は同僚の視聴に役立ちますが、コミュニケーションに必ずしも効果的であるとは限りません。一つには、議論をするためにまだ多くのことを説明する必要があります。
次に、遅れや人々が電話をスキップして、重要なメッセージを見逃してしまうという問題があります。
これらの問題を回避するには、以下の例に示すように、特定のトピックに関するプレゼンテーションを作成します。
聴衆のために、強力なプレゼンテーションは次の情報を提供する必要があります：
- あなたが言及していること
- なぜそれが重要なのですか？
- それに応じて何をすべきですか？
- チームの次のステップ
次のようなさまざまな理由でプレゼンテーションを使用していることに気付くでしょう。
- クライアントの見込み客
- 次の四半期の予測
- 目標設定
- コンテンツのアイデアの生成
- プロジェクトの管理
- 知識の共有
リモートチームと通信するときは、誰もが気を散らすものを使って自宅で作業していることを覚えておくことが重要です。結果として、プレゼンテーションをシンプルに保ちます。必ず以下を含めてください：
- シンプルで魅力的な背景
- 関連するUnsplashIconsなどの無料のストック画像サイトからの画像。
- グラフとチャート
- スライドに不要なテキストを使用しないでください。あなたはまだインターネットに依存しています。インターネットは、どのテクノロジーを使用して提示しても遅れる可能性があります。
結果として、追加のリスクを冒すことを避け、プレゼンテーションを簡潔で魅力的なものにします。これにより、コミュニケーションが確実に受信され、実行されます。
結論
今日の世界では、視覚的なコンテンツが生活のあらゆる側面を支配しており、私たちは視覚的な情報の時代に生きています。人口の65％が視覚学習者であるため、グラフィックスは学生をeラーニングコースに参加させるために不可欠です。グラフィックが正しく使用されていない場合、学習に悪影響を与える可能性があることにも注意してください。純粋に装飾的な写真など、トピックに関係のない写真が画面に表示されると、学習者は無意識のうちにその背後にある意味と説明を理解しようとします。
正しく行われると、ビジュアルはテキストベースの説明やオーディオ録音よりも理解しやすくなります。これは、情報をより小さく、処理しやすいビットに分割するためです。誰でも簡単に感情を写真に関連付けることができ、eラーニングコースをより魅力的で思い出深いものにします。ビジュアルは、テキストより60000倍速く消化されるため、人々がコンテンツを吸収するのに役立ちます。そのため、ビジュアルを使用して、離れたチームと通信する必要があります。
明確で関連性のあるグラフィックを使用して、メッセージングコンテキストを提供し、誤解を避けます。そうすることで、全員が同じページにいて、目的を達成するための軌道に乗ることができます。何よりも、ビジュアルコミュニケーションにより、離れた場所にいる従業員と組織のつながりを保つことができます。
これは、この状況から統一されたチームとして浮上するための最も効果的な戦略です。