2020年は誰もが計画したようにはならなかったと言っても過言ではありません。また、多くの企業にとって、今年の成果の1つの意味は、一部、ほとんど、またはすべての従業員がリモートで作業していることです。しかし、これは就業日にとって何を意味するのでしょうか？コラボレーションと委任のために？会社の文化と従業員の士気については？
私たちのほとんどは、過去数か月にわたってこれらのトピックの多くをカバーする記事を見てきました。多くの専門家やビジネスリーダーの間のコンセンサスは、仕事や企業文化に苦しむ必要はないが、チームが離れた場所からより効果的に協力できるようにシステムを導入する必要があるというものです。対面での作業からリモートワークへの移行は必ずしもシームレスではありません。COVIDと戦うためにリモートで移動するという急いでいる性質を考えると、これは特に当てはまります。
プロセスをよりシームレスにするために実装できるツールの1つは、ビデオコンテンツです。企業がビデオを使用して、突然のリモートワークシフトに伴うことが多い4つの課題を軽減する方法を詳しく見てみましょう。
ビデオを使用してプロジェクトを前進させる
従業員は他のチームメンバーの作業をあまり把握していないため、リモートワークは困難な場合があります。ほとんどの管理者でさえ、特定のプロジェクトのステータスを確認するのが難しいため、部門のプロジェクトを把握するのが難しいことに気付く場合があります。
これの一部は、リモートの作業環境、特に新しい環境では、通常、迅速でカジュアルな会話がほとんど排除されるという事実によるものです。オフィスでは、コーヒーを補充し、プロジェクトの次のステップやタイムラインについて簡単に話し合うときに、チームメイトを追い抜くことがあります。または、会議に向かって歩いているときに、すれ違うと、「ねえ、数時間以内にその成果物を受け取ります」のように言うかもしれません。これらのカジュアルな更新は、より自然に就業日に組み込まれるため、より頻繁に発生します。
ビデオはこれらのギャップを埋めるのに役立ちます。多くの企業は、リモートワークに移行するとき、または一部の従業員がオフィスにいて他の従業員がリモートで作業している場合でも、ビデオ会議をより定期的に取り入れています。
ここで重要なのは、特にそれらの会議がすべてプロジェクトの更新を監視するためだけのものである場合、会議と仕事を積み重ねることも答えではないということです。このヒントを実装するための正しいアプローチは、組織の構造とチームメンバーの特定のニーズによって異なる場合がありますが、ここでは、いくつかの実証済みの方法を検討します。
オプション1：クイックビデオミーティングで毎日の仕事を始める
このオプションは、会議の時間によって就業日が中断されることを望まないが、定期的な更新を重視するチームに最適です。これらの会議を15分以内に保ち、各人がいつでも取り組んでいることをチームに可視化することに重点を置いてください。
これはマイクロマネジメントの戦術を意図したものではないことに注意してください。そのため、従業員に1日の過ごし方を実況で教えてもらうように依頼しないでください。代わりに、共同プロジェクトの次のステップを誰が持っているかを追跡し、プロジェクトを進めるために各チームメンバーの帯域幅を評価します。
たとえば、1人のチームメンバーが1日中個人的なタスクに専念する場合、チームの他のメンバーは、その人からのアクションアイテムが遅れる可能性があることを理解できます。または、あるチームメンバーが午前中までに別のチームメンバーに作業を渡す準備ができている場合、両方の人がその時間枠がどのように見えるかを知って、より効果的に日々の計画を立てることができます。
このアプローチを使用することで、1日のほとんどは単独での作業から保護されますが、コミュニケーションは維持され、プロジェクトがどこにあるのか、または前進するために何をすべきかについて不確実な1日以上の作業が発生することはありません。
オプション2：必要に応じてビデオ会議に電話するようチームメンバーに勧める
このオプションは、比較的自律的であるが、プロジェクトを前進させるために時々コラボレーションまたはガイダンスを必要とするチームに適しています。このシナリオでは、全員が個別に作業し、定期的に会議がスケジュールされることはありませんが、各チームメンバーは、停滞が発生したときにいつでもビデオ会議を呼び出すことができると感じています。
これにより、個々の作業の1週間の作業のほとんどが維持されるだけでなく、チーム全体で話し合うためのアクションアイテムが発生したときにプロジェクトが妨げられないようになります。
ここでの1つの注意点は、このオプションには特定のタイプのチームが必要なことです。従業員一人ひとりが、会議に電話してグループの意見を求めることを本当に快適に感じる必要があります。そのアクションに不快感がある場合でも、このシステムが回避しようとする遅延はとにかく発生します。
オプション3：マイルストーンに到達するたびにビデオ会議をスケジュールするように計画する
オプション＃3はオプション＃2に似ていますが、次の会議/チェックポイントがいつ発生するかを知りたいチームのために、少し事前に計画されたスケジュールを提供します。この状況では、チームはプロジェクトをコラボレーションを必要とするマイルストーンに分解します。アイデアは、各マイルストーンは、グループが前進することの詳細について話し合うために再召集する必要がある瞬間を表す必要があるということです。これは、これまでに行われた作業を全員が確認する必要がある場合、前進するための手順が不明確になった場合、または管理者の承認が必要な場合に発生する可能性があります。
これらのマイルストーンが特定されたら、それぞれに到達したときにビデオ会議を開くことを計画します。つまり、チームメンバーは、日時の観点から次の会議がいつ行われるかを必ずしも正確に知ることはできませんが、次の会議の前に何を行う必要があるかについて全員が同じページに表示されます。マイルストーンの合間に、コラボレーションの欠如にとらわれることなく、誰もが自律的に作業できるようにするという考え方が必要です。 （そうでない場合は、このオプションを最初の2つのアプローチのいずれかと組み合わせて、日常の可視性を高めることができます。）
ビデオを使用して目標を調整する
会社の目標（または部門の目標）に沿ってチームを調整することは、遠隔地では特に困難な場合があります。さらに、COVID-19の真っ只中で、規制や安全上の懸念が変化し続けているため、多くの企業や部門の目標が一瞬のうちに変化しています。
ビデオは、バイインを最大化しながら、これらの目標に沿ってチームを調整するための優れた方法です。一元化された会社の場所がないと、従業員は会社の目標とのつながりが不足していると感じることがあります。結局のところ、あなたがより大きな目的の原動力であると感じるのは、そのより大きな目的が何であるかと物理的につながっていると感じずに難しい場合があります。
ビデオは、目標を説明するための媒体をおよび許可することにより、このギャップを埋めます それが各従業員に個人的に感じる可能性を高めます。通常、全社的なメールやSlackメッセージには、ビデオメッセージのようにチームを刺激して調整する力はありません。全員が会社の目標に向けて協力することがこれまで以上に重要になっているときに、これを活用してください。
ロジスティック的には、この目的のビデオは、事前に録画することも、ライブ（ビデオハングアウトのように）にすることもできます。事前に録画されたビデオは、次の四半期の販売目標を明らかにするアニメーションビデオ、部門のプロジェクト目標に取り組むCEOからの個人的なメッセージなど、さまざまな方向に進む可能性があります。
重要なのは、ビデオは、チームメートが目標について抱く可能性のある質問に答える必要があり、各従業員が自分の使命に確実につながるように、可能な限り本物で個人的なものであると感じる必要があるということです。
ビデオを使用して企業文化を維持する
懐疑論者がリモートワーク環境に対して行う最も一般的な議論の1つは、リモートワークフォースには企業文化が存在できないということです。ありがたいことに、これは真実ではありません！それがである間 確かに、従業員がリモートで作業する場合、企業文化を維持するためにより多くの労力がかかる可能性があり、その努力に投資することは可能であり、十分に価値があります。
リモートの従業員で企業文化を維持する1つの方法は、ビデオを使用することです。文化の保存が目標である場合、ビデオはあなたの会社に個性を取り戻すための素晴らしい方法です。ビデオがなければ、会社全体で行われているあいまいな作業は、実際には、それぞれが独自の個性、才能、癖、ストーリーを持っている多くの個人の努力を表していることを忘れがちです。
ビデオは、リモートの従業員がこの個人レベルで接続するのに役立ちます。それは、人間的な要素を日常生活に戻しますが、それはしばしば人間的なタッチを欠いています。
ここでも、事前に録画されたビデオとライブビデオの両方がうまく機能します。事前に録画されたビデオには、経営陣からのメッセージ、会社の使命や価値観についての議論、さらには炉辺談話や専門能力開発セッションなどの特典が含まれる場合があります。
ライブビデオは、個人間の信頼関係を築くのに役立ちます。いくつかのアイデアには、ライブのメンターシップチャット、全社的なビデオハッピーアワー、雑学クイズ、または部門やチーム間での挨拶が含まれる場合があります。人々がお互いに、そして会社とのつながりをより強く感じさせるビデオの実行は、勝利です。
動画を使用して創造的思考を促進する
最後に、リモートワークは、既成概念にとらわれずに考えることをより困難にする可能性もあります。会社のブレーンストーミングセッションのために大きな会議テーブルの周りに座ったことがあるなら、私たちが話していることをご存知でしょう。ブレーンストーミングは通常、非常に対面での活動のように感じられます。また、リモートの従業員が日常業務に集中しているため、ブレーンストーミングの会話をリモートで行う時間を確保するのは不自然に感じることがあります。
ただし、リモートであることにより、これらの会話はさらに重要になり、ビデオによってロジスティック的に可能になります。ブレーンストーミング用に特別に設計されたアドオンを備えたビデオ会議ソフトウェアオプションが多数あり、マインドマップや仮想ホワイトボードなどのツールがすべてのデバイスで共有されています。
仮想要素はまた、一部の人々に発言する力をより強く感じさせることができます。これには2つの理由があります。 1つは、ビデオハングアウトでは、インターフェイスの性質により、誰もが平等であるという感情がもたらされることです。その正方形がCEOを表すか夏のインターンを表すかにかかわらず、各人は画面上の1つの正方形にすぎません。これは、誰かが共有するのを妨げる可能性のある社内政治の一部を緩和するのに役立ちます。
第二に、本質的に口頭がより穏やかな多くの人々は、スクリーンの避難所によって力を与えられていると感じるかもしれません。会議の席で直接会わないことで、一部の従業員は、オフィスで声を出さないことを選択した可能性のある、すぐに使えるアイデアを安心して共有できるようになります。
最終的には、今後数か月で何がもたらされるかは誰にもわかりません。ただし、この期間中（または常に！）にオフィスでリモートで作業することを選択した場合は、これらのヒントを使用して、ビデオを方程式に組み込むことができるさまざまな方法を検討してください。私たちは、ビデオがその仕事に適したツールであると確信しています。